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看懂你收到的分契文件
业主法团和物业寄来的文件只有六种常见的。每一种都有固定的结构，知道结构，就知道哪一行是钱、哪一行是期限、哪一行是陷阱。这一页按文件逐项解读，以新州为主，其他州的差异另行注明。
更新于 2026 年 11 月。一般信息，并非法律、税务或财务意见。数字和费率会变动，均附来源链接，请以官方为准。
怎么用这一页
把你手里的文件放在旁边，对着下面的「逐项看」一行一行找。每种文件的最后都有「看完要做的三件事」和「陷阱」。文件上的英文词，在中英术语表里都能查到。
征费通知 Levy notice（也叫 Contribution notice）
每季度一次，大多数楼在 1 月、4 月、7 月、10 月。这是最常见、也最常被忽略的文件。
逐项看
| 你看到的 | 意思 | 要注意 |
|---|---|---|
| Lot 12 / Unit 12 | 你的单元编号。Lot 是产权上的号，可能和门牌不同 | 缴费时用通知上的 reference，不是门牌 |
| Unit entitlement 45 / 2,000 | 你的单元权益份额：全楼 2,000 份，你占 45 份，即 2.25% | 征费、投票权重和特别征费都按这个比例算。见《单元权益份额解读》 |
| Administrative fund $612.50 | 行政基金：日常开支（保险、清洁、管理费、水电） | 每年 AGM 通过的预算除以四，再乘你的比例 |
| Capital works fund $287.50 | 资本工程基金（维州叫 maintenance fund，昆州叫 sinking fund）：大修储备 | 太低不是好事。见《什么是健康的资本工程基金》 |
| Special levy | 特别征费：预算外的一次性摊派 | 必须有大会决议。查对应的会议记录 |
| Due date 1 Jan 2027 | 到期日 | 新州：到期一个月后开始计息，年利率 10% 单利 |
| Discount if paid by… | 按时缴纳折扣，最多 10% | 只有大会决议过才有。有的话，按时付等于省 10% |
| Arrears / Interest | 欠款和利息 | 有这一行说明上期没付清。先核对，再处理 |
| Financial Hardship Information Statement | 经济困难信息声明（新州 2025 年 10 月 27 日起必须附上） | 付不起时的法定途径。见《无力支付分契征费会怎样》 |
| Pay to: … Trust Account, BSB/Ref | 付款账户：分契管理人的信托账户 | 账户突然变了，先打电话核实，骗子最爱改这一行 |
看完要做的三件事
- 核对 unit entitlement 和上一期是否一致。不一致，问。
- 到期日写进日历。有折扣的，折扣截止日就是真正的到期日。
- 付不起的，在到期日之前书面申请分期。模板见英文信件模板第 1 封。
陷阱
- 通知上通常不写「为什么涨了」。涨幅超过 10% 的，去看 AGM 通过的预算。
- 拖欠超过几个月，追讨律师费会算到你头上，常常比欠款本身还多。
更详细的解读见如何读懂您的分契征费通知。
年度大会通知 AGM notice
每年一次，新州要求至少提前 14 天寄出。这是全年最重要的一份文件：预算、征费、委员会、大修、换物业，都在这里决定。
逐项看
| 你看到的 | 意思 | 要注意 |
|---|---|---|
| Date / Time / Venue / Online link | 时间地点，很多楼可以线上参加 | 线上参加也算出席，也算法定人数 |
| Quorum | 法定人数：出席（含代理和会前投票）达到 25% 的单元权益或人数 | 凑不够会流会或半小时后以到场者为准，决定照样有效 |
| Agenda / Motions | 议程和动议。每项动议都是「That the owners corporation …」的一句话 | 只能对写出来的动议投票，会上不能临时加 |
| Ordinary / Special / Unanimous resolution | 普通决议（出席者过半）、特别决议（反对不超过 25% 权益）、一致决议 | 改附例、大改公共财产要特别决议。见《决议类型速查表》 |
| Election of strata committee | 选举委员会，先定人数（1–9 人），再选人 | 想参选的，在会前书面提名自己 |
| Budget / Levies for the coming year | 下年度预算和征费。这一项直接决定你每季度交多少 | 看涨幅和原因，不要只看总数 |
| Insurance / Valuation | 保险摘要和估值 | 保额低于重建成本是严重问题 |
| Capital works fund plan | 10 年资本工程计划的状态 | 新州 2026 年 4 月起必须用标准格式 |
| Proxy form | 代理投票表：你不出席时授权别人投票 | 可以写明每项怎么投。会前交回才有效 |
| Pre-meeting voting paper | 会前投票表（新州允许） | 不想找代理人的用这个 |
| Financial statements | 上年度的财务报表 | 怎么读见《如何读懂分契会议记录和财务报表》 |
看完要做的三件事
- 把每一项动议读一遍，标出涉及钱、附例和合同的。
- 不能出席的，填代理表或会前投票表，写明每项怎么投，按通知上的截止时间交回。
- 有疑问的动议，会前书面要求提供报价、报告或合同。模板见英文信件模板第 2 封。
陷阱
- 「续签分契管理合同 3 年」常常是议程上不起眼的一项。通过了就锁定三年。
- 代理表没写投票指示的，代理人想怎么投就怎么投。
新州通知必须包含什么，见新州分契年度大会通知清单；会前准备见分契年度大会：会前该准备什么。
会议记录 Minutes
每次大会和委员会会议之后寄出。新州要求委员会会议记录 7 天内发给业主。会议记录是以后所有争议的证据。
逐项看
- Present / Apologies / Proxies：谁来了、谁请假、谁代理谁。法定人数是否达到写在这里。
- Motion … Carried / Lost / Withdrawn：每项动议通过、否决还是撤回。只有 carried 的才是决定。
- Votes for / against：票数。特别决议会写权益份额。
- Resolved that …：决议原文。以后执行以这句话为准，不是以会上说的为准。
- Action / Who / By when：有的记录写了谁负责、什么时候完成。没写的，下次会上问。
- Attachments：报价、报告、合同。
看完要做的三件事
- 对照 AGM 通知：有没有通过了但记录里没写的动议，或者写法和通知不一样的。
- 把涉及你的决定（装修批准、维修安排、附例改动）存档。
- 上次会议「carried」却一直没执行的事，书面问进度。
陷阱
- 记录不是逐字稿。你在会上说的话不会出现，除非你要求记入（「请记入会议记录」）。
- 记录有错，收到后尽快书面指出，下次会议才会更正。
委员会会议记录必须记什么，见分契委员会会议记录范本。
Section 184 证书（新州）
买卖时由业主法团出具的官方信息证书，买家律师在交换合同前索取，法定费用约 120 澳元。2026 年 4 月 1 日起内容扩展。其他州有对应文件：维州 Owners Corporation Certificate，昆州 Body Corporate Information Certificate / Disclosure Statement。
逐项看
| 你看到的 | 意思 | 危险信号 |
|---|---|---|
| Current levies / Due dates | 本期征费和到期日 | 季度征费明显高于同类楼宇 |
| Arrears on this lot | 这个单元的欠款 | 有欠款，交割时要从房款里扣清 |
| Special levies struck / proposed | 已通过或拟议的特别征费 | 有「proposed」说明大修在路上，钱会由新业主出 |
| Capital works fund balance | 资本工程基金余额 | 百户楼余额只有几万，是最大的警报 |
| By-laws / changes since registration | 附例及改动 | 宠物、短租、装修的限制在这里 |
| Insurance | 保险公司、保额、到期日 | 保额低、或者保单里有外墙除外条款 |
| Strata managing agent / Building manager | 分契管理人和楼宇管理人及合同期 | 长期合同、刚续签的合同 |
| Legal proceedings / Orders | 进行中的诉讼和命令 | 缺陷诉讼可能意味着大额特别征费，也可能意味着赔偿 |
| Embedded network（2026 年 4 月起） | 嵌入式供应网络：电、气、热水是否只能从指定供应商买 | 有，意味着你换不了供应商，价格可能高于市场 |
| Fair Trading compliance actions（2026 年 4 月起） | Fair Trading 的合规行动和处罚记录 | 有记录，说明业主法团被政府点过名 |
| Meetings in the past 12 months（2026 年 4 月起） | 过去一年开过的会和即将召开的会 | 配合会议记录一起要 |
看完要做的三件事
- 把特别征费、基金余额、诉讼三项和分契报告对照。
- 有嵌入式网络的，算一下每年多付多少电费。
- 证书有效期有限，交割前要最新的。
分契报告 Strata report（也叫 Strata search / Records inspection report）
买家花 250 到 450 澳元请专业公司翻阅业主法团的全部记录后写成的报告，通常 30 到 150 页英文。Section 184 证书是官方摘要，分契报告是全部底稿。买公寓一定要买。
逐项看
- Summary / Key findings：报告公司的结论和警示。先读这一页。
- Financial position：两个基金的余额、年度收支、欠费总额。欠费比例高说明楼里很多人付不起或不愿付。
- Levies history：过去几年的征费和特别征费。连年特别征费是结构性问题。
- Capital works fund plan：10 年计划和实际余额的差距。
- Insurance：保单、保额、理赔记录。频繁的漏水理赔是防水问题的信号。
- Minutes：过去 2 到 5 年的会议记录摘录。缺陷、漏水、纠纷、换物业都在这里留痕。
- Defects / Building reports：工程师报告、缺陷清单、与开发商的往来。
- By-laws：全部附例，包括专用权附例。
- Legal matters：NCAT 或法院案件。
- Correspondence：业主投诉信。同一个问题反复出现，就是没解决。
看完要做的三件事
- 算一下：资本工程基金余额 ÷ 单元数。百户楼低于 2,000 澳元一户，要问为什么。
- 把会议记录里出现两次以上的词圈出来：leak、defect、cladding、special levy、NCAT。
- 带着问题去问中介和卖家，并要求书面回答。
逐项的危险信号见购房前如何读懂一份分契报告。想在花 300 澳元之前先查一下，见楼宇体检报告。
违规通知 Notice to comply with a by-law（新州）
业主法团认为你或你的租客违反了附例时发出，用的是 Fair Trading 规定的表格。维州叫 Notice to rectify breach，昆州叫 Contravention notice。这不是罚单，但是罚款的前一步。
逐项看
- By-law No. X：指控违反的附例编号。找出这条附例的原文，看是否真的覆盖你被指的行为。
- Particulars of breach：事实描述：日期、地点、行为。模糊的描述（「多次噪音」没有日期）本身就是瑕疵。
- Resolution of the owners corporation / committee dated …：发出通知的决议日期。没有决议，通知无效。
- You are required to comply：要求你停止或纠正。
- If you fail to comply … NCAT … penalty：再次违反，业主法团可向 NCAT 申请罚款，最高 10 个罚款单位（约 1,100 澳元），12 个月内再犯最高 20 个。
看完要做的三件事
- 14 天内书面回复：否认并说明事实，或者承认并说明已纠正。沉默是最差的选择。
- 要求对方提供决议记录和所依据的证据。
- 出租的业主，把通知和附例转给租客并保留记录。
陷阱
- 很多通知是物业经理自己发的，没有经过委员会决议。问一句就露馅。
- 回复里不要写「对不起」之类的话，可以表达合作，但不要承认违反。
回复模板见英文信件模板第 4 封；全流程见分契附例违规：流程怎么走。