治理
分契委员会会议记录范本：必须记录什么（新州、维州、昆州）
委员会会议记录有法律要求：必须记录什么、由谁保管、多快发出。新州委员会有 7 天，昆州有 21 天，维州要求在记录中写明姓名和表决情况。本文提供一份同时符合三个州要求的范本、一份清单，以及关于全体大会会议记录的说明。
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简要回答
- 新州： 保存“完整准确的会议记录”。会后 7 天内，把副本交给每位委员和每位业主。超过 100 个单元的方案，业主只有在这 7 天内提出要求才会收到副本（附表 2 第 17 条）。
- 维州： 由秘书保管会议记录，必须写明日期、时间和地点、出席委员、参与表决的委员、每项决议及其表决情况（第 114 条）。法律没有规定发给业主的期限，但业主可以查阅。
- 昆州： 会议记录在 21 天内发给委员和业主（标准模块第 71 条），必须写明每项议案的原文和赞成、反对票数，以及出席人员、委托书、提交的文件和秘书的联系方式。
- 三个州都不要求主席在会议记录上签名。
三个州的规定对照
| 新州 | 维州 | 昆州 | |
|---|---|---|---|
| 谁保管会议记录 | 分契委员会 | 秘书（第 114(2) 条） | 委员会（第 71 条） |
| 必须记录 | “完整准确的会议记录”，包括所有决议 | 日期、时间、地点；出席委员；参与表决的委员；决议；表决情况 | 日期、时间、地点；出席人员及其身份；委托书；每项议案原文；赞成和反对票数；提交的文件；散会时间；下次会议；秘书联系方式 |
| 发给业主 | 7 天内（大型方案：应要求提供） | 没有期限，业主可以查阅 | 21 天内，业主选择不收的除外 |
| 下次会议确认 | 委员会会议记录不要求 | 不要求；上次记录随下次会议通知发出（第 109 条） | 要求（第 57(3) 条） |
| 利益冲突 | 申报并离场；记入申报登记簿（第 18 条） | 没有专门规定；委员须诚信行事（第 117 条） | 申报，并且不就该事项投票（第 66 条） |
| 主席的决定票 | 没有（第 8 条） | 有（第 112(9) 条） | 没有（第 65 条） |
| 法定人数 | 委员的一半（第 12 条） | 委员的一半（第 112 条） | 有表决权委员的一半（第 60 条） |
要记录什么
一份能满足三个州最严格要求的会议记录，应包括：
- 方案名称、计划编号和会议类型。
- 日期、时间和地点，或委员在线参会的方式。
- 出席人员及其身份： 委员、旁听业主、分契管理人。记下缺席致歉者。
- 提交的委托书（昆州）。
- 法定人数。 确认达到法定人数。
- 申报的利益冲突，以及该委员是离场还是弃权。在新州，还要把申报记入委员会的申报登记簿（第 18(3) 条）。
- 确认上次会议记录（昆州必须，其他州是良好做法）。
- 每项议案的原文，连同结果和赞成、反对票数。在维州，要记录参与表决的委员姓名（第 114(3) 条）。
- 业主提交的议案： 何时由谁提交，以及处理结果（昆州第 71(6) 条）。
- 提交的文件： 信件、报告、通知、报价。在昆州，报价要随会议记录保存（第 174 条）。
- 自上次会议以来在会外作出的决定。
- 下次会议日期（如已确定）和散会时间。
- 秘书的姓名和联系地址（昆州）。
会议记录范本
删去你所在州不适用的行。保留也无妨。
发出会议记录前的清单
在会外作出的决定
- 新州： 如果已发出会议通知、议案副本已送达每位委员，且过半数委员书面同意，即使没有开会，议案也视为通过。如果持有超过三分之一单元权益的业主事先发出反对通知，则不生效（附表 2 第 9 条）。7 天发出会议记录的规定同样适用于这类决议。
- 维州： 以投票方式进行，须通知每位委员并设定截止日期。只有获得全体委员过半数支持，决议才通过（第 111 条）。
- 昆州： 在 21 天内书面投票。须获得全体有表决权委员的过半数同意，结果记入议案记录，并在下次会议上确认（第 68–70 条）。
全体大会和年度大会的会议记录
全体大会的规定略有不同：
- 新州： “完整准确的会议记录”，包括所有已通过的议案，在 14 天内发给业主（附表 1 第 22 条）。下一次全体大会予以确认。
- 维州： 会议记录必须写明日期、时间和地点、出席业主、提交委托的业主、出席的代理人、表决情况和所有决议的文本（第 81 条）。上届年度大会的会议记录随下届年度大会通知一起发出。
- 昆州： 与委员会会议相同，另加弃权票数、委员会选举中每位候选人的得票，以及裁定议案不合程序的理由。在 21 天内发出（第 117 条）。
常见问题
主席必须在会议记录上签名吗？
三个州的法律都没有这样的要求。许多委员会仍然会签名，作为会议记录已获确认的凭证。
必须记录每位委员怎么投票吗？
在维州，会议记录必须写明参与表决的委员姓名和每项决议的表决情况（第 114 条）。在昆州，必须记录赞成和反对票数，而不是姓名。新州只要求“完整准确的会议记录”。票数接近时记下姓名，可以避免日后争议。
业主可以旁听委员会会议吗？
在新州，业主可以出席，但只有在委员会同意时才能发言（附表 2 第 13 条）。无论哪种情况，都要记录他们的出席。
UnitBuddy 能帮上什么
在 UnitBuddy 里，议案、投票和会议记录一起保存在楼宇的记录中。下一届委员会可以看到决定了什么、什么时候决定、多少票通过，不用翻找旧的 PDF。