新州分契委员会如何开会和管理征费（2026 指南）

在新州，分契委员会开会须至少提前 3 天通知业主，出席委员达到一半才构成法定人数，会后 7 天内把会议记录交给业主。业主法团在年度大会上确定征费。每笔征费到期前，业主须至少提前 30 天收到通知，紧急维修为 14 天。逾期征费自到期日后一个月起按年息 10% 计算单利，大部分记录须保存 7 年。这些规则见 Strata Schemes Management Act 2015。

谁在分契委员会，委员会能决定什么

委员会人数和职务

业主在年度大会上选举委员会（第 30 条），委员最多九人。委员会在年度大会后的第一次会议上任命主席、秘书和司库，一人可以兼任多个职务（第 41 条）。秘书负责通知和会议记录（第 43 条），司库负责征费通知和账目（第 44 条）。更完整的分工见分契里谁负责什么，委员还须完成强制培训。

委员会不能作出的决定

须经特别决议或一致决议的事项，委员会不能决定（第 36(3) 条）。新州指引还把特别征费、修改附例、变更公共财产，以及委任或续聘分契管理人或楼宇经理列为业主法团的事项。这些事项要交全体大会决定。详情见委员会权限指南。

如何逐步召开新州分契委员会会议

发出通知

秘书可以召集会议，三分之一的委员提出要求时也必须召集。至少提前 3 天通知每位委员和每位业主，如有租客代表也要通知（附表 2）。通知写明日期、时间和地点，并附上议程。

议程和议案

议案是提交表决的正式提议。每项议案的措辞要能原样写进会议记录，并附上委员需要的报价或报告。委员会无权决定的议案，放到下一次全体大会的议程上。

法定人数、表决和电子方式出席

至少一半委员出席才构成法定人数（附表 2 第 12 条）。每位委员一票，主席没有决定票（第 8 条）。欠方案款项的委员不能投票。

委员会可以用通知中写明的电子方式开会和表决。会前电子投票须先由委员会决议批准，且不能用于选举职务人员。发出通知后，如果过半数委员书面同意，议案也可以不开会通过（第 9 条）。

业主出席和发言

业主可以出席，但只有委员会同意才能发言（第 13 条），也不能表决。持有超过三分之一单元权益的业主可以在作出决定前书面反对，委员会就不能决定该事项。秘书可以把它列入下一次全体大会的议程。

利益冲突

委员在某事项上有财务利益的，必须披露，不得参与讨论和决定。委员会要记录这项披露（第 18 条）。

撰写和分发会议记录

保存“完整准确的会议记录”，并在 7 天内发给每位委员和业主（附表 2 第 17 条）。超过 100 个单元的方案，业主只有在这 7 天内提出要求才会收到副本。可以直接使用我们的会议记录范本。

会议清单

• 至少提前 3 天发出通知和议程
• 确认并记录法定人数
• 披露并记录利益冲突
• 按原文记录每项议案及结果
• 7 天内发出会议记录
• 通知、议程和会议记录归档

年度大会的通知期更长，议程也有固定内容。请参考新州年度大会通知清单和年度大会指南。

如何确定、收取和记录征费

两个基金的预算

每次年度大会，业主法团估算行政基金（日常开支）和资本工程基金（长期维修）的支出，然后确定各基金的征费（第 79、81 条）。各单元按单元权益分摊（第 83 条）。征费不是委员会定的。另见如何读懂征费通知。

征费通知和到期日

每笔征费到期前至少 30 天向业主发出书面通知，紧急维修至少 14 天（第 83 条）。很多方案按季度发出。自 2025 年 10 月 27 日起，每份通知须包含或附上财务困难信息声明，其中列有 National Debt Helpline 的联系方式。

征费登记册要记录什么

司库保存会计记录，包括征费登记册（条例第 22–23 条）。实用的登记册每个单元每笔征费一行：

• 单元号、业主和单元权益
• 基金、金额和到期日
• 付款日期和金额
• 欠款和已收利息

特别征费

特别征费用于常规征费无法覆盖的开支。业主法团在全体大会上批准，30 天通知规则同样适用。特别征费指南说明了要检查什么。

在新州追讨未缴征费

利息、提醒和分期付款计划

利息按年息 10% 计算单利，自到期日后一个月起算，除非业主法团决议不收（第 85 条）。到期后尽快发提醒，并记入登记册。

业主可以用标准表格申请最长 12 个月的分期付款计划。你必须在 28 天内书面答复，拒绝时说明理由，且不得收费。不能通过决议一律拒绝（第 85 条）。计划不能涵盖未来的征费。还款先抵最早的征费，然后是利息，最后是追讨费用。

通过 NCAT 或法院追讨

开始追讨前，须至少提前 30 天书面通知业主（第 86 条）。业主正在履行分期付款计划的，不能就计划涵盖的征费采取行动。NCAT 是新州民事与行政审裁处，业主认为拒绝计划不合理时，也可以向它申请。有困难的业主可以阅读无力支付分契征费会怎样。

委员会必须保存哪些记录，保存多久

分契名册、会议记录、财务记录和往来信函

分契名册在方案存续期间一直保存，业主变更时要更新（第 178 条）。会议记录、通知、委托书、投票文件、财务记录、往来信函和已签署的管理协议保存 7 年（第 180 条）。有两个例外。无记名投票文件只需保存 13 个月（条例第 41 条），已批准的小型装修记录要保存 10 年。2024 年 6 月 11 日以后形成的记录必须是电子形式（第 176 条）。

业主的查阅权

业主、抵押权人及其授权的人可以书面申请并缴纳规定费用查阅记录（第 182–183 条）。如果 3 天内谈不拢时间，业主法团在 10 天内确定一个时间。查阅记录指南列出了可以查看的内容，拿到记录后可以参考如何读懂会议记录和财务报表。

新州委员会年度日历

通知、会议记录和征费登记册放在一处更容易理清。UnitBuddy 能为分契委员会做什么说明了具体做法：职务人员更换时，记录留在楼宇。

FAQ

新州分契委员会开会要提前几天通知？

至少 3 天，发给委员和业主（附表 2）。如有租客代表，也要通知。

新州分契委员会的法定人数是多少？

委员的一半（附表 2 第 12 条）。

会议记录何时要发给业主？

会后 7 天内（附表 2 第 17 条）。超过 100 个单元的方案，业主只有在这 7 天内提出要求才会收到。

可以用 Zoom 开会或用电子邮件表决吗？

可以。委员会可以用通知中写明的方式以电子方式开会和表决。会前电子投票须先由委员会决议批准，且不能用于选举职务人员。

谁确定征费，什么时候确定？

业主法团在年度大会上确定（第 81 条），委员会负责发出通知。

征费到期前业主要提前多久收到通知？

至少 30 天，紧急维修至少 14 天（第 83 条）。

逾期征费的利息是多少？

自到期日后一个月起，按年息 10% 计算单利，除非业主法团决议不收（第 85 条）。

征费登记册要记录什么？

单元、业主、单元权益、每笔征费的金额和到期日、付款、欠款和利息。

记录保存多久？

大部分记录保存 7 年（第 180 条）。分契名册在方案存续期间一直保存。

业主可以查看会议记录和征费记录吗？

可以。业主书面向业主法团申请并缴纳规定费用（第 182–183 条）。

资料来源

• Strata Schemes Management Act 2015 (NSW)
• Strata Schemes Management Regulation 2016 (NSW)
• How to run a strata meeting，新州政府
• Levies, finances and insurance，新州政府
• Record keeping requirements，新州政府
• Help if you can't pay your strata levies，新州政府
• Guide to strata law changes，新州政府

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