分契里谁负责什么？管理人、委员会、业主与租客

简要回答

• 业主法团、法人团体或分契公司，是对该方案负责的法律主体。
• 委员会作出法律和业主留给它的那些日常决定。
• 分契管理人做管理协议和任何书面授权中的工作。管理人不取代业主法团。
• 楼宇管理人或看护人根据服务合同照管现场运营。除非另有合法授权说明他们可以，否则他们不作治理决定。
• 业主表决、缴纳征费、维护自己的单元，并对租赁中属于所有权的那一侧继续负责。
• 租客和其他占用者必须遵守附例、照管处所，并通过适用于他们的租赁渠道和分契渠道报告问题。

这种混淆通常从收件箱开始。分契管理人发出征费通知、主持会议、打电话叫水管工，也回复投诉，于是住户以为管理人在主事。从法律上看，这往往是错的。义务属于方案。委员会在其权限内作决定。管理人执行已获授权的工作。

当一项维修一直没人动、委员会拒绝把动议列入议程，或者管理人说「委员会还没有指示我」时，这个区分就很重要。在归咎于某个人之前，先确认义务、决策者，以及获授权去执行的人。

1. 01
   问题或请求已报告
2. 02
   核对单元或公共财产责任
3. 03
   确定谁有权作决定
4. 04
   指派获授权的人采取行动
5. 05
   记录决定和证据
6. 06
   确认工作已经完成

责任一览

事务	最终由谁负责？	通常由谁做这项工作？
维护公共财产	业主法团、法人团体、分契公司或同等主体	委员会批准常规工作；分契管理人或楼宇管理人在权限内取得报价并指示承包商
维护单元内部	单元业主，但以分契图则、法律和附例为准	业主或房东安排工作；租客报告故障并提供合法进入
确定预算和征费	业主大会上的业主	财务和分契管理人准备数字；业主表决；分契管理人发出通知并收取款项
缴纳征费	单元业主	仍由业主缴纳，即使租赁协议把部分开支转给商业租客
安排楼宇保险	方案	委员会和分契管理人取得意见并投保已批准的保单；业主和租客自行安排各自的财物保险或房东保险
制定或修改附例	业主在业主大会上以所要求的决议作出	委员会可以提议措辞；律师可以起草；分契管理人办理通知和登记
执行附例	方案	委员会授权该步骤；分契管理人在获授权时拟备并送达通知；仲裁庭或法院作出可强制执行的命令
保存方案记录	方案	秘书或获授权的管理人保管这些记录；每名承包商和职务承担人都必须交还方案记录
召开会议并记录决定	方案	主席主持会议，秘书发出通知和会议记录，分契管理人在有合同约定或获授权时予以协助
管理一项租赁	作为房东的单元业主	租赁物业管理人代表房东行事；除非另行委任，分契管理人不管理该租约
应对公共财产的紧急故障	方案	住户报告；分契管理人、委员会联系人或楼宇管理人使用紧急程序和已批准的承包商

这张表给出的是通常的分工。已登记分契图则、适用的法律、附例、会议决议和书面合同，可以改变谁可以执行某项任务。它们通常并不转移方案底层的法定义务。

法律主体承担方案的义务

该法律主体在澳大利亚各地的名称并不相同：

• **新州和维州：**业主法团
• **昆州和塔州：**法人团体
• **西澳：**分契公司
• **南澳：**分契法人或社区法人
• **首都领地：**业主法团
• **北领地：**法人团体或业主法团，视该法与方案而定

每一名单元业主都是成员。该主体管理公共财产、征收征费、安排所要求的保险、保存记录、管理会议并执行规则。在新州，这些职能规定于《2015 年分契方案管理法》。昆州把法人团体的管理、公共财产和附例职能放在《1997 年法人团体和社区管理法》第 94 条和第 95 条。相应框架见《2006 年业主公司法》、《1985 年分契产权法》、《1988 年分契产权法》、《1996 年社区产权法》、《1998 年分契产权法》、《2011 年单元产权（管理）法》，以及《1975 年单元产权法》和《2009 年单元产权方案法》这两部北领地法律。

委任委员会、分契管理人或看护人，并不会使该主体消失。如果公共财产没有得到维护，法律上的请求通常针对的是方案未能履行其义务。管理人的合同和委员会会议记录，随后会显示本应由谁把这项义务变成实际工作。

委员会能做什么

委员会是两次业主大会之间经选举产生的决策小组。在昆州，委员会在其权限内作出的决定，就是法人团体的决定。在新州，分契委员会在其职能范围内作出的决定，视为业主法团的决定。

委员会通常会：

• 在预算及其支出权限内，批准常规维修和给承包商的指示；
• 监督保险、财务、欠款、合规和维护；
• 回应业主和住户的请求；
• 依当地程序授权执行附例；
• 监督分契管理人和楼宇管理人；
• 为业主大会准备建议和动议；以及
• 执行业主已经作出的合法决定。

委员会以决议行事。主席、秘书和财务并不因为担任职务，就获得可以约束方案的个人权力。委员会的 WhatsApp 聊天也许能帮大家对一下日期。它不能代替该司法辖区对表决和会议记录的要求。

有些事项必须交给业主大会上的业主。常见例子包括确定征费、批准年度预算、制定或修改附例、委任或续聘分契管理人、授予公共财产的独占使用，以及批准超出委员会权限的重大工程或支出。确切界限因州而异，也因方案而异。

主席、秘书和财务做什么

职务承担人各有明确的工作。他们不是指挥链上的等级。

主席

主席主持会议、遵循议程、管理辩论并宣布表决结果。主席应当阻止打断和冲突把会议带离正轨。在新州和昆州，委员会主席没有决定票；在维州，委员会主席有第二票即决定票（Owners Corporations Act 2006 第 112(9) 条）。在所有州，主席都没有独自批准支出、维修或附例行动的一般权力。

关于另外两个职务的新州细节，请看分契秘书做什么和分契司库做什么。

秘书

秘书处理会议通知、议程、会议记录、往来函件，以及方案的非财务记录。实务中，分契管理人常常依授权承担其中大部分工作。秘书仍然需要知道通知是否已经发出、动议是否已经列入，以及会议记录是否反映了实际作出的决定。

财务

财务监督预算、征费表、付款、银行余额、财务报告，以及提交年度大会的账目。获委任的管理人可以运行会计系统并发出通知，但委员会仍应审阅欠款、异常发票、预算差异，以及各基金的余额。

首都领地在《2011 年单元产权（管理）法》中详细规定了这些职务承担人的职能。其他司法辖区对工作的划分不同，但实际分工相似。

分契管理人能做什么

分契管理人是受薪代理人。委任、管理协议和书面授权界定这份工作。

视合同而定，管理人可以：

• 准备会议通知、议程和会议记录；
• 维护名册和法定记录；
• 编制预算和财务报告；
• 发出征费通知，并遵循已批准的欠款程序；
• 安排保险报价和索赔；
• 在已批准的限额内征求维修报价并指示承包商；
• 签发证明并回应记录请求；
• 拟备经委员会授权的附例通知；以及
• 报告合规期限和进行中的工作。

管理人不能给自己超出业主所授予范围的权限。他们不能制定新的附例，不能批准保留给业主大会的重大公共财产变更，不能超出自己的限额支出，也不能把自己的商业偏好当作方案的决定。在新州，业主法团根据《2015 年分契方案管理法》第 52 至 55 条，保留自行行使已授权职能的权力。昆州同样要求法人团体管理人的权力须有书面授权，并允许法人团体撤销该授权。

管理人可以指出某项拟议决定不合法、不在保险范围内或超出预算。这是工作的一部分。管理人应当指出缺少的是哪一项决议、授权或文件，而不是把请求一直搁着。

楼宇管理人或看护人能做什么

楼宇管理人或看护人根据服务合同照管物业的实际运营。这可以包括检查、出入、钥匙、清洁监督、承包商到场、住户搬迁、小型维护，以及非工作时间的响应。

头衔并不使他们成为楼宇的决策者。他们通常不能批准预算外的工作、制定附例、裁定纠纷、发出仲裁庭命令，或在合同范围之外代表委员会发言。在昆州，法律把法人团体管理人和看护服务承包商视为不同角色，即使同一家企业同时承担两者。

服务合同应当回答五个问题：

1. 楼宇管理人必须检查什么，多久检查一次？
2. 哪些工作他们可以不经另行批准就下令进行？
3. 发生紧急安全问题或财产损坏时，他们联系谁？
4. 他们必须保存哪些报告、照片、钥匙和承包商记录？
5. 合同结束时，他们必须多快交还这些记录？

业主负责什么

业主有两种角色。他们是方案的成员，也对自己的单元负责。

作为成员，业主可以出席业主大会、表决、提交动议、查阅记录，并在符合资格时竞选委员会。业主集体批准预算、征费、附例，以及其他保留给业主大会的事项。

就个人而言，业主通常必须：

• 按时缴纳征费以及其他有效征费；
• 维护属于自己的那部分单元；
• 在工程会影响公共财产或楼宇外观之前取得批准；
• 遵守附例，并且不制造滋扰或危险；
• 在法律把该义务放在业主身上时，确保租客和受邀者收到规则并予以遵守；
• 就租约或地址变更给出所要求的通知；以及
• 在方案需要检查或维修公共财产时，提供合法进入。

如果单元已经出租，业主仍然是方案成员和征费债务人。房东或租赁物业管理人根据住宅租赁法处理租金、保证金、进入通知、租赁违约和终止。业主法团可以对占用者执行附例，但不能驱逐租客，也不能接管房东的租约。

租客和其他占用者负责什么

租客必须作为占用者遵守方案的附例或规则。在新州，第 135 条约束业主和占用者。维州使用第 141 条。昆州的滋扰和不合理干扰义务，依第 167 条适用于占用者。首都领地的规则依第 107 条约束占用者。

租客应当：

• 遵守已登记附例和合法的楼宇程序；
• 避免损坏、滋扰、危险和不合理干扰；
• 向房东或租赁代理人报告单元缺陷；
• 通过楼宇指明的渠道报告公共财产问题；
• 在妥善安排的情况下，向房东和方案提供合法进入；以及
• 保留尚未解决的漏水、霉菌、噪音、进入或安全问题的证据。

租客通常不对业主的征费、资本工程决定或公共财产的维护负责。他们通常也不能在业主大会上以单元业主的身份表决，除非持有有效委托书，或者当地法律给予租客代表一个有限的角色。在新州，如果租客占用至少一半单元，租客可以提名一名无表决权代表，该代表可以出席大多数委员会会议并发言。

租赁程序和分契程序可以同时进行。如果租客反复违反噪音附例，方案可以发出附例通知，同时房东考虑租赁违约。如果公共财产漏水损坏了出租的卧室，方案处理公共财产的维修，房东则处理租客对适宜居住房屋的权利，以及任何租金或住宿问题。

开发商或原始业主负责什么

开发商，常称为原始业主，在开始时控制方案，因为它拥有大部分或全部单元。在该初始期间，它依当地法律建立方案的记录、保险、账目和首次会议，也可以订立管理或服务合同。当控制权移交给业主时，它还有移交义务。

开发商并不保留永久经营楼宇的权利。随着单元交割，其表决权下降。对仍然持有的任何单元，它仍是业主，必须缴纳这些单元的征费、遵守附例，并在有要求时披露利益。开发商控制期间订立的长期看护、管理或服务合同需要仔细审查，因为后来的业主可能会继承这些合同。

提供意见但不作决定的人

工程师、律师、会计师、审计师、保险经纪人和承包商提供意见，或完成范围已经限定的工作。作决定之前，他们的报告可能是必要的，但报告并不代替决定。

工程师可以说栏杆不安全。方案仍然需要一名获授权的人去委托这项维修。律师可以起草附例。业主仍然需要以所要求的决议通过它。保险经纪人可以推荐一份保单。方案仍然必须批准并落实这份保险。

租赁物业管理人同样如此。他们只代表一名房东和一项租赁行事。他们不是分契管理人，不能批准公共财产工程，也不能代表方案指挥委员会。

工作没有被妥善完成时该怎么做

请从未能履行的职能入手，而不是从令您恼火的人入手。

1. 01
   确定义务和财产界线
2. 02
   找出决议、合同和授权
3. 03
   发出可供决定的书面请求
4. 04
   运用记录、动议和会议权利
5. 05
   使用当地纠纷程序
6. 06
   记录行动和已完成的结果

1. 确认义务和界线

请问该问题属于单元、公共财产、租赁，还是共用服务。请阅读已登记分契图则、附例，以及任何改变了维修责任的批准。阳台门处的漏水，不能只凭一张照片来划分责任。

2. 找到决定和授权

请索取确切的动议、已通过的会议记录、管理协议、授权以及相关合同。年度大会的决议可能批准一个想法，却没有授权某人签署合同，或在预算之外支出。管理人可能在等委员会的决议。委员会可能在等业主批准一项特别征费。

3. 发出一份可供决定的请求

请写信给秘书，以及任何行使秘书职能的管理人。写明：

• 发生了什么，以及何时发生；
• 问题是仍在持续，还是情况紧急；
• 您所依据的决定或法定义务；
• 您希望采取的行动；
• 您所理解的、获授权行事的人；以及
• 一个合理的日期，要求在该日期前作出实质性回复。

请要求把所缺的授权写成委员会动议或业主大会动议。一封只问「有更新吗？」的电子邮件，很容易被转来转去，却不会决定任何事情。

4. 使用记录程序

请通过法定记录程序索取会议记录、合同、发票、报告、往来函件和授权。在新州，第 182 至 188 条涵盖查阅，以及对被扣留的记录作出命令。维州和昆州也给予业主正式的查阅权，但费用、时限和除外情形不同。

5. 把事项放进会议

请提交一项措辞妥当的动议。如果委员会没有权限，请要求召开业主大会。请求召开会议的门槛和期限并不相同，所以请使用适用法律中的程序，不要照搬另一个州的规则。

6. 把法律上的未能履职升级处理

请使用该司法辖区的内部投诉程序、调解、调停或仲裁庭路径。请申请该机构能够作出的命令，例如查阅记录、履行维修义务、对一项动议作出决定，或遵守附例。

如果管理人未能履职，方案可以审查授权、使用合同中的履约程序、在允许的情况下变更或撤销授权、拒绝续约，或者依协议和法律决议终止。如果委员会未能履职，业主可以表决、在允许的情况下更换职务承担人或委员会成员，并寻求仲裁庭命令。对于无法运作或无法履行其义务的方案，强制管理或法定管理是最后手段。

紧急危险不走普通的电子邮件队列。对立即危及生命的威胁，请致电紧急服务。对正在发生的水浸、消防系统故障、不安全的结构，或基本出入的丧失，请使用楼宇的紧急承包商程序。

未解决的未能履职事项往哪里走

司法辖区	通常的升级路径
新州	先经新州公平交易厅调解，再向 NCAT 申请一项特定的分契命令。部分申请和紧急事项免于调解。
维州	先走业主法团的书面投诉程序，然后是维多利亚纠纷解决中心或 VCAT，视纠纷和申请人而定。
昆州	将自行解决记录在案，然后通常是专员的调停和裁决。QCAT 直接审理指明的复杂纠纷或合同纠纷，以及法律问题的上诉。
西澳	州行政审裁处可以裁定分契产权纠纷，并可就会议、理事会、管理人、合同和方案职能作出命令。
南澳	先确认方案属于分契产权还是社区产权。普通的《分契产权法》纠纷提交裁判法院，而不是 SACAT。
塔州	大多数问题先提交法人团体，然后在可以获得救济时向产权登记官申请。TASCAT 审理上诉和指明的直接事项。
首都领地	ACAT 审理单元产权纠纷，包括未能行使职能、记录、会议、规则以及管理人问题。
北领地	先确认适用的是 1975 年制度还是 2009 年制度。NTCAT 审理相关的单元产权纠纷，并可以命令法人团体、委员会或受委派人履行某项职能。

分契记录必须保存多久

即使管理人、看护人、委员会成员或承包商持有唯一的副本，记录仍然属于方案。更换管理人应当移交记录，而不是把历史清零。

司法辖区	最低保存期限的起点
新州	分契名册在方案存续期间一直保存。名册变更、财务记录、通讯、会议文件和合同一般保存 7 年。无记名投票结果记录保存 13 个月。自 2024 年 6 月 11 日起形成的所要求记录，必须以电子方式保存。
维州	表决文件和选票在表决后保存 12 个月，委托书在到期或撤销后保存 12 个月。第 144 条所要求的其他记录至少保存 7 年。
昆州	根据标准模块，部分账目、通知、命令、协议和管理人报告可以在 6 年后处置。相关联的会议材料、日常往来函件以及银行或发票材料可以在 2 年后处置。会议记录不在这些处置清单之中，而且任何记录在仍然现行有效时都不得丢弃。请核对适用于该方案的规例模块。
西澳	方案的关键文件在方案存续期间一直保存。普通会议记录、决定、账目、通知、披露和往来函件保存 7 年。一致决议、特别决议、无须反对的决议、保险记录以及规定的基础设施合同保存 20 年。合同保存期因类型而异。
南澳	就分契法人而言，会议记录簿和指明的原始业主文件保存 30 年。账目、报表、通知、命令和往来函件一般保存 7 年。社区法人适用另一部法律和规例，因此在套用这些期限之前，请先确认方案类型。
塔州	现行《分契产权法》要求有妥善的委员会会议记录和成员查阅，但没有为全部法人团体记录规定一个统一的保存期限。不要自行编造处置日期。销毁之前，请先核对该法、方案规则以及该记录的用途。
首都领地	会议记录、已列明的法院记录和规划记录，以及账簿，至少保存 7 年。
北领地	对于使用《单元产权方案法》下管理模块的方案，财务记录、成员资料、会议记录、决议、表决、通知、委托书、往来函件、保险和合同至少保存 7 年。适用《单元产权法》的较旧方案使用另一套制度。

这些期限来自现行的新州记录保存指引、《2006 年业主公司法》第 145 条、昆州标准模块、西澳一般规例、南澳分契产权规例、《1998 年分契产权法》、《2011 年单元产权（管理）法》以及北领地管理模块。

法定最低期限不是一份处置时间表。分契图则、已登记附例、地役权、转移维修责任的批准、重大工程保修、工程报告、消防安全文件和保险索赔档案，应当在楼宇可能还需要它们的整个期间予以保存。如果下一届委员会需要的是十二年前的防水批准，七年的最低期限并没有帮助。

个人信息和安保材料，不应在没有理由的情况下永久保存。闭路电视、出入日志、身份证件复印件和投诉证据，需要一条书面保存规则，与其用途、隐私义务以及任何尚未结束的纠纷相联系。

移交检验

一个运作正常的方案，最清楚的检验是：新一届委员会能否回答下列问题，而不必去翻前任主席的收件箱：

1. 谁可以批准常规维修，金额上限是多少？
2. 哪些任务授权给了分契管理人？
3. 楼宇管理人检查什么、报告什么？
4. 哪些决定需要业主大会？
5. 现行的合同、保险、会议记录、批准和保修在哪里？
6. 哪些行动尚未完成，每项行动由谁负责，目标日期是什么？
7. 如何把发生的事情告知业主和租客？

如果这些答案只在一个人手里，楼宇就有移交风险。

UnitBuddy 如何配合

UnitBuddy 把方案的运营记录与任何一届委员会或任何一家服务提供者分开保存。主席更换、管理人的合同结束或单元售出时，决定、行动负责人、批准、维修历史、合同、照片和往来函件仍然留在楼宇。

分契管理人可以继续处理会议、征费和法定管理。委员会可以看到自己批准了什么、还有什么尚未完成。业主可以了解影响其单元的决定。记录显示谁负有责任、他们当时有什么权限，以及工作是否已经完成。

官方来源

• 《2015 年分契方案管理法》（新州）
• 维州消费者事务署：与您的业主法团管理人共事
• 《1997 年法人团体和社区管理法》（昆州）
• 《1985 年分契产权法》（西澳）
• 南澳分契产权指引
• 塔州法人团体指引
• 《2011 年单元产权（管理）法》（首都领地）
• 《2009 年单元产权方案法》（北领地）

最后更新：2026 年 8 月 24 日。UnitBuddy 为澳大利亚分契业主、委员会和住户发布一般信息。本文不构成法律、财务、物业管理或租赁建议。采取行动前，请核对适用于您的方案的法律和规则。

把业主法团的档案放在委员会和经理都能打开的同一处。 产品功能、价格，或申请导览.