治理
分契秘书做什么？新州职责详解
刚在新州当上分契秘书？Strata Schemes Management Act 第 43 条列出了这份工作：会议记录、通知、分契名册、记录、往来信件和召集会议。本文逐项说明每项职责及相关期限、分契管理人可以接手哪些工作，以及维州和昆州有何不同。
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简要回答
秘书负责让业主法团的文书工作正常运转。根据第 43 条，秘书的职能包括：
- 编写和分发业主法团会议的会议记录，并在下次会议上提出确认会议记录的议案
- 发出法律要求的通知
- 维护分契名册
- 安排业主和其他人查阅记录
- 回复寄给业主法团的信函
- 召集业主法团会议（第一届年度大会除外）
- 其他行政和秘书工作
如果业主法团聘有分契管理代理人，其中很多工作可以委托给代理人，但秘书仍需要知道工作有没有完成。
如何成为秘书
分契委员会在年度大会后的第一次会议上任命秘书，同时任命主席和司库（第 41 条）。只有委员可以获提名，一人可以兼任多个职务（第 41(3) 条）。秘书任职到下一届委员会选出为止，或者直到你书面辞职、离开委员会或另有人获任命（第 45 条）。
实际工作
会议记录
秘书编写和分发业主法团（全体大会）的会议记录，并在下次全体大会上提出确认议案（第 43 条）。全体大会会议记录须在 14 天内发给业主（附表 1 第 22 条）。
委员会会议记录是分契委员会的职责，实际上通常也由秘书撰写。会议记录须在 7 天内发给委员；在 100 个单元或以下的方案，也要发给业主（附表 2 第 17 条）。
通知和会议
秘书发出法律要求的通知，并召集全体大会（第 43 条）。最重要的是年度大会通知，必须在会议前至少 14 天发出，并包含一系列规定内容（附表 1 第 7–9 条）。
分契名册
秘书负责维护分契名册（第 43 条）。名册记录每个单元的业主、送达地址、邮寄地址和电子邮箱，以及方案的单元权益、保险资料和附例（第 178 条）。2024 年 6 月 11 日起制作的记录必须以电子形式保存（第 176 条）。
要保持名册更新。通知按名册上的地址发出，名册过时，每次开会都会出问题。
记录和查阅
秘书安排业主、抵押权人和其他有权人士查阅记录（第 43 条、第 182–183 条）。大多数记录必须保存 7 年（第 180 条）。
往来信件
秘书回复寄给业主法团的信函（第 43 条）。所有收发信件都要留副本，因为往来信件是业主法团必须保存 7 年的记录（第 180 条）。
Strata Hub
业主法团须在每届年度大会后 3 个月内在 Strata Hub 提交年度资料（条例第 43 条）。秘书或主席的联系方式有变化时，须在秘书或分契管理代理人知悉后 28 天内更新（条例第 43B 条）。
如果有分契管理人
分契管理代理人只拥有任命文件授予的职务职能（第 54 条）。许多协议把秘书的大部分工作委托给代理人。秘书仍然可以自己行使这些职能（第 54(2) 条），并应核实：
- 通知是否按时发出，并包含所有议案
- 会议记录是否反映实际作出的决定
- 分契名册是否最新
- 往来信件是否得到回复
秘书不是什么
- 秘书不能单独作决定。 决定权属于分契委员会或业主法团。
- 记录属于业主法团，而不是秘书。 交接时，所有资料都要交给下一任秘书。委员会可以要求在 14 天内交回记录（第 181 条）。
- 这个职务默认没有报酬。 年度大会可以批准向职务人员付酬（第 46 条）。
包括秘书在内的每位委员，都必须诚实公平，并以应有的谨慎和勤勉行事（第 37 条）。
维州和昆州
维州。 委员会任命秘书，可以是委员，也可以是管理人（OC Act 第 107 条）。秘书保管委员会会议记录（第 114 条），发出委员会会议通知（第 109 条），并在管理人离任时接收记录（第 127 条）。
昆州。 业主在年度大会上选出秘书（标准模块第 35 条）。秘书的职责分散在模块各处：召集委员会会议、在年度大会前发出提名通知、接收业主议案、分发会议记录，以及在会上提供名册（第 16、54、71、86、113 条）。
上任头 30 天
UnitBuddy 能帮上什么
在 UnitBuddy 里，通知、会议记录、业主名单和往来信件集中保存在业主法团自己拥有的地方。秘书换人时，下一任只需登录，而不是翻找去年的文件。