治理
分契委员会交接清单：秘书、司库和主席
刚当选秘书或司库？这份清单按职务列出要向离任成员收回什么，说明有分契管理人时有什么不同，新州、维州和昆州由谁担任各职务的规定，以及上任头 30 天该做什么。
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简要回答
- 在年度大会之前就以书面方式要求交接，不要等到会后。离任成员还在任时最容易联系。
- 大部分工作是权限：银行签署人、网上银行、电子邮箱、门户网站和钥匙。纸质档案远不如这些登录资料重要。
- 如果有分契管理人，大部分记录在管理人手中。交接的重点是谁可以向管理人发出指示，以及哪些事项尚未完成。
- 如果是自管楼宇，离任成员可能持有全部资料。全部收回，并放到楼宇自己掌控的地方。
- 在新州和昆州，委员会可以发出书面通知，要求任何持有方案记录的人在 14 天内交回。维州没有类似的通知机制。
各州由谁担任哪个职务
| 新州 | 维州 | 昆州 | |
|---|---|---|---|
| 法律规定的职务 | 主席、秘书、司库 | 主席、秘书（没有司库） | 主席、秘书、司库 |
| 由谁选出 | 分契委员会在年度大会后的第一次会议上任命 | 委员会任命主席和秘书 | 业主在年度大会上投票选出 |
| 一人能否兼任？ | 可以（第 41(3) 条） | 法律没有规定 | 可以，甚至三个职务都可以（标准模块第 9(3) 条） |
| 委员会人数 | 最多 9 人，每届年度大会选举 | 3 至 7 人（经决议最多 12 人），10 个单元以上必须设立 | 至少 3 名有表决权的成员，最多 7 人 |
| 管理人能否担任职务？ | 如果任命文件有规定，管理人可以行使职务职能（第 54 条） | 秘书可以由管理人担任（第 107 条） | 可以聘请法人团体管理人代委员会行事 |
| 收回记录的通知 | 第 181 条：14 天 | 没有 | 标准模块第 235 条：14 天 |
新州。 Strata Schemes Management Act 2015 要求委员会在"就任后的第一次分契委员会会议上"任命主席、秘书和司库（第 41 条）。这些人同时也是业主法团的职务人员。委员的任期在选出新一届委员会的会议结束时终止（第 35 条）。
维州。 Owners Corporations Act 2006 规定了主席和秘书，但没有司库。拥有 10 个或以上单元的业主法团必须在每届年度大会上选出委员会（第 100 条），由委员会任命主席（第 105 条）和秘书（第 107 条）。钱总得有人管。许多维州委员会会非正式地把这项工作交给一名委员，或者留给管理人。
昆州。 根据标准模块，"必须设有主席、秘书和司库"（第 9(2) 条），在每届年度大会上选出。采用小型方案模块（Small Schemes Module）、不超过 6 个单元的小型方案只设秘书和司库，每次全体大会各自选出会议主席。
有分契管理人与自管楼宇
如果有分契管理人
管理人通常保管分契名册、账目、会议记录和往来信件。在新州，管理人只拥有任命文件授予的职务职能（第 54 条），职务人员仍可以自己行使这些职能。查看协议，弄清楚实际委托了哪些事项。
交接内容不多：
- 书面通知管理人新任职务人员是谁，以及谁可以发出指示。
- 取得管理人业主或委员会门户的访问权限。
- 向离任职务人员索取他们保存在管理人系统之外的资料，例如电子邮件、报价、附带协议和未决事项的笔记。
- 请管理人提供未结事项、进行中的审批和即将到来的期限清单。
如果是自管楼宇
离任的秘书和司库可能把楼宇的全部记录存放在自己的电脑和个人邮箱里。这类交接要更加谨慎。下面的清单就是为你准备的。
交接清单
在年度大会之前把清单发给离任成员。如果可以，大家坐下来一次性逐项完成。
所有人
| 项目 | 完成 |
|---|---|
| 楼宇电子邮箱的密码，或已把邮箱转给新任职务人员 | |
| 存放在个人硬盘、电脑或个人邮箱中的文件，已复制到共享位置 | |
| 因职务而持有的钥匙、门禁卡和遥控器 | |
| 联系人名单：承包商、保险公司、经纪人、市政府、邻居、原建筑商 | |
| 未结事项：正在进行什么、谁在等什么、期限是什么时候 | |
| 已经答应业主但尚未完成的事情 |
离任秘书
| 项目 | 完成 |
|---|---|
| 分契名册或业主登记册，包括最新送达地址和电子邮箱 | |
| 全体大会和委员会会议记录，如以纸质保存，还包括签署的原件 | |
| 仍在保存期内的会议通知、议程、委托书和投票纸 | |
| 往来信件档案，包括发出和收到的 | |
| 通知和命令登记册 | |
| 已登记的附例和任何进行中的附例修改 | |
| 下一次委员会会议和下一届年度大会的日期 | |
| Strata Hub 登录资料和上次申报的内容（新州） |
离任司库
| 项目 | 完成 |
|---|---|
| 已更换银行签署人，并撤销离任司库的权限 | |
| 已为新任司库开通网上银行 | |
| 征费登记册：每个单元的应缴、已缴和欠缴金额 | |
| 欠费情况，以及任何分期付款或追讨行动 | |
| 未付发票和即将到期的账单，尤其是保险续保 | |
| 已批准的预算和最近的财务报表，如有审计报告也一并交接 | |
| 收据、存款记录和最近一次银行对账 | |
| GST 登记、BAS 申报和税务记录（如已登记） | |
| 会计文件或电子表格的访问权限，而不只是打印件 |
离任主席
| 项目 | 完成 |
|---|---|
| 已通过但尚未执行的议案 | |
| 纠纷、违反附例和审裁处事项，以及各自的进展 | |
| 承包商关系和任何非正式安排 | |
| 上次会议延到下次议程的事项 |
如果离任成员不交回记录
大多数交接拖延，是因为大家太忙，而不是有人在隐瞒什么。先友好地提醒一次，并给出日期。
如果仍然不行：
- 新州。 分契委员会可以根据第 181 条，向持有业主法团财产（包括记录）的"任何人"发出书面通知。对方必须在 14 天内交给通知中指定的委员会成员，最高罚则为 20 个罚款单位。
- 昆州。 根据标准模块第 235 条送达的委员会决议，要求任何在任委员期间取得法人团体记录或财产的人在 14 天内交回，并且对记录"不得主张留置权"。小型方案在第 150 条有相同规定。
- 维州。 法律没有针对委员会成员的类似通知。以书面方式提出要求，把要求记入会议记录；如果对方仍然拒绝，寻求专业意见。法律规定保存记录的是业主法团（第 144 条），所以记录属于楼宇，而不属于个人。
分契管理人交接的情况，详见我们的分契管理人交接指南。
上任头 30 天
新任司库
第 1 周。 成为银行签署人并开通网上银行。在此之前，你什么都付不了。
第 2 周。 用征费登记册核对银行账户，确认期初余额与最近的财务报表一致。
第 3 周。 列出未来 90 天内到期的所有账单（包括保险续保），以及所有欠费单元。
第 4 周。 向委员会报告：各基金余额、欠费、即将到期的账单，以及任何对不上的地方。
在新州，司库的职能包括通知业主征费、存入并记账、保存会计记录（第 44 条）。经委员会批准，司库可以把部分职能委托给另一名委员。
新任秘书
第 1 周。 取得电子邮箱、分契名册和会议记录。给业主发一封简短的信，介绍新一届委员会和联系方式。
第 2 周。 核对分契名册。送达地址缺失或过时，下次发通知时就会出问题。
第 3 周。 在新州，到 Strata Hub 更新业主法团资料。秘书和主席联系方式的变更，必须在秘书知悉后 28 天内申报（Strata Schemes Management Regulation 2016 第 43B 条）。
第 4 周。 定好全年的会议日程，包括下一届年度大会的最晚日期，并准备下一次委员会会议的通知。
在新州，秘书的职能包括编写和分发会议记录、发出通知、维护分契名册（第 43 条）。
新任主席
读完过去一年的会议记录，列出所有已通过但尚未执行的议案，并把这份清单放进下一次会议议程。
常见问题
一个人可以同时担任秘书和司库吗？
在新州可以："一人可以被任命担任一个或多个职务"（第 41(3) 条）。在昆州，一人可以兼任任意两个职务，甚至三个都兼（标准模块第 9(3) 条）。维州法律没有规定。兼任是合法的，但会让控制权过于集中，所以最好请另一名委员复核银行对账单。
新一届委员会什么时候接手？
在新州，选出新委员会的年度大会结束时接手，职务人员随后在委员会第一次会议上任命。在昆州，执行成员在年度大会上直接选出，任职到有人接替为止。
如果没人愿意担任怎么办？
在新州，如果委员会没有任命主席、秘书和司库，审裁处可以命令召开会议来填补（第 48 条）。在昆州，如果执行职位空缺，已当选的成员必须在一个月内召开特别全体大会（标准模块第 40 至 43 条）。工作量越小越容易找到人，所以顺利的交接对下一次选举也有帮助。
UnitBuddy 能帮上什么
UnitBuddy 正是为委员会更替而设计的。楼宇的会议记录、文件、征费和决策保存在楼宇自己的工作空间里，而不是某个人的收件箱里。职务变动时，新任职务人员只需登录，而不是翻找去年的文件。记录也可以随时导出为 CSV、JSON 或 PDF，不收费，也不需要提交工单。