分契管理人交接：各州和领地离任管理人必须交回哪些记录

简要回答

• 新州。 分契委员会根据 Strata Schemes Management Act 2015 第 181 条，向离任管理人发出书面通知。管理人必须在通知发出后 14 天内，把记录和其他财产交给通知中指定的委员会成员。期限从发出通知时开始计算，所以业主法团决定终止任命的当天就应发出通知。
• 维州。 根据 Owners Corporations Act 2006 第 127 条，管理人必须在任命终止后 28 天内，把全部记录交还给业主法团的秘书。不需要发出通知，期限自动开始计算。
• 昆州。 法人团体管理人（body corporate manager）必须在聘用结束后 30 天内交回基金的财务记录。此外，委员会可以发出通知，要求任何持有法人团体记录或财产的人在 14 天内交回。管理人不能扣留记录来逼迫你支付发票。
• 西澳。 根据 Strata Titles Act 1985 第 152 条，管理合同终止后 28 天内，管理人必须把全部记录、钥匙和其他财产交还给分契公司（strata company），而且不能对其中任何一项主张留置权。
• 南澳。 法团对管理人的授权结束后，管理人必须在 10 个工作日内交回记录，在 7 个工作日内交回信托款项。这条规定载于 Strata Titles Act 1988 第 27D(6) 条和 Community Titles Act 1996 第 78D(6) 条，具体期限由规例规定。
• 塔州。 Strata Titles Act 1998 没有交接规定。约束管理人的是你的管理协议，所以终止前先查看协议。
• 首都领地。 这条规定载于 Agents Act 2003，而不是分契法律。前任管理人必须在停止担任管理人后 14 天内，向业主法团提供经核证的账目副本，以及与业主法团管理有关的记录（第 109A 条）。
• 北领地。 Unit Title Schemes Act 2009 没有交接期限。仍适用较早的 Unit Titles Act 1975 的方案，可以在委员会发出通知后要求在 7 天内交回记录和钥匙。

记录属于楼宇，不属于管理人。大多数州都规定了交回记录的期限。塔州是例外，在那里起作用的是管理协议。

各州和领地的期限对照

昆州的规定载于 Body Corporate and Community Management (Standard Module) Regulation 2020（标准模块）。适用 Accommodation Module 的方案有对应条文（第 158 条和第 224 条）。

新南威尔士州：第 181 条通知

第 181 条允许分契委员会向任何持有业主法团财产（"包括记录"）的人索回这些财产。如果对方是即将被终止任命的分契管理代理人，通知要告知业主法团已决定终止其任命（第 181(2) 条）。无论哪种情况，对方都必须在 14 天内把财产交给通知中指定的委员会成员。

委员会常在以下三点上出错。

期限从通知开始，而不是从合同结束开始。 如果从未发出第 181 条通知，14 天期限就不会开始。决定终止任命的会议结束后第二天就发出通知，即使协议还有几周才到期。

交给委员会成员。 法律没有要求离任管理人直接交给新任管理人。在通知中指定一名委员会成员，由这名成员把资料转交新管理人，委员会也能清楚知道实际收到了什么。

留置权例外。 第 181(3) 条规定，本条不影响管理人可能享有的"任何正当的索偿或留置权"。实际上，有未付发票的离任管理人可能会借此扣留记录。按照协议支付有凭据、确实应付的款项，其余部分以书面方式提出异议。不要让一张最终发票的争议拖住整个交接。

款项：信托账户资料

在新州，离任管理人通常根据 Property and Stock Agents Act 2002（PSAA）把楼宇的钱存放在信托账户中。SSMA 第 58 至 62 条允许业主法团以书面通知要求管理人提供：

• 信托账户的名称和账号，以及某一日期为业主法团持有的余额
• 尚未兑现的支票
• 管理人为楼宇开设的任何其他账户的资料
• 收到或支付的每笔款项的完整资料，包括何时、以何种方式支付

管理人必须在 14 天内答复（第 62 条）。这份通知应与第 181 条通知同时发出。信托款项必须按业主法团的指示支付（PSAA 第 86 条），所以要书面指定收款账户，然后把收到的金额与管理人报告的余额对照。

如果管理人不配合

• NCAT 可以命令前任分契管理代理人交出记录。 根据第 188 条，审裁处可以命令提供被不当扣留的资料或文件。
• 不需要先调解。 向前任分契管理代理人索取记录的申请，可以不经调解直接提交 NCAT（第 227(4)(f) 条）。
• 由 NCAT 终止协议时。 如果是 NCAT 终止管理协议，它可以命令在指定期限内交回记录（第 72(2) 条）。

以电子形式保存

自 2024 年 6 月 11 日起，新州业主法团必须以电子形式制作和保存新的记录（第 176 条）。之前的纸质记录不需要转换。尽量要求以电子形式交接，因为楼宇现在必须以这种形式保存记录。

大多数记录必须保存 7 年，包括会议记录、财务报表、会计记录、往来信件、会议通知、委托书、投票纸、管理协议，以及分契管理代理人交给业主法团的记录（第 180 条）。

维多利亚州：28 天，无需通知

Owners Corporations Act 2006 第 127 条很短。管理人必须在任命终止后 28 天内，把其持有或控制的"与业主法团或业主法团资金有关的全部记录"交还给秘书。最高罚则是 60 个罚款单位，是新州和昆州的三倍。

维州不需要通知来启动这条规定。不过，任命结束当天仍应致函管理人：指明秘书为收件人，写明第 28 天的日期，并附上下面的清单。这样就不会对"全部记录"的范围产生争议。

款项

维州管理人以信托方式持有业主法团的钱（第 122(2) 条）。除少数例外情况外，每个业主法团的钱必须存放在单独的账户中。在合理要求下，管理人必须提供最近三年的银行对账单。法律没有规定更换管理人时转移款项的具体期限，但信托义务仍然适用，VCAT 也可以命令返还款项。要求管理人提供结算对账单和转账的书面确认。

如果管理人不配合

VCAT 可以审理与"管理人或前任管理人"的纠纷（第 163 条）。它可以命令一方遵守法律或做出特定行为，命令以返还方式退还款项，也可以撤销管理人的任命或为其附加条件（第 165 条）。

业主法团必须保存的记录

第 144 条列出记录种类，第 145 条规定保存期限：

• 投票纸和投票结果：投票后 12 个月。
• 委托书：失效或撤销后 12 个月。
• 其他一切，包括会议记录、财务报表、会计记录、往来信件、保险单、维护计划、合同和通知：至少 7 年。

昆士兰州：两条独立的规定

昆州把交接分成两部分。

30 天内交回财务记录（标准模块第 168 条）。 负责管理行政基金或储备基金的法人团体管理人，必须在聘用结束后 30 天内向法人团体提供：

• 截至终止日的资产负债表（如法人团体要求）
• 本年度的收支表
• 各基金应收和应付款项清单
• 最近一个月的银行对账
• 最近一期征费通知的资料
• 本年度已缴纳款项的记录
• 其他任何财务记录，例如存款簿

收到通知后 14 天内交回全部记录和财产（第 235 条）。 任何持有法人团体财产或记录的人，包括管理人、物业管理员（caretaker）、委员会成员或原业主，都必须在收到通知后 14 天内交回。通知一般是委员会的决议。如果管理人受聘行使委员会的权力（第 3 章第 5 部分聘用），则由至少一半单元的业主签署通知。对方不能对记录主张留置权。

电子文件由对方承担费用（第 234 条）。 管理人的聘用结束时，法人团体可以要求把以电子方式保存的文件以可用的电子形式提供或打印出来，费用由离任管理人承担。

款项

昆州在这方面更简单。法人团体的基金款项本来就必须存放在只以法人团体名义开设的账户中（第 167 条），没有需要转移的信托款项。交接的重点是更换签署人和网上银行权限，并取得记录。

法人团体必须保存的记录

昆州没有统一的 7 年规定。根据标准模块第 231 条：

• 账目报表、审计资料、会议通知、重大维修记录、命令、协议和管理人报告，可在 6 年后销毁。
• 会议资料、一般往来信件、银行对账和银行对账单，可在 2 年后销毁。
• 仍有现实意义的文件必须保留，例如已执行超过 6 年的合同。

如果管理人不配合，裁决员可以命令法人团体管理人或服务承包商遵守其聘用条款，包括行为守则（法律附表 5 第 16 项）。不按第 235 条交回记录也属于违法。

西澳：28 天，不得留置

Strata Titles Act 1985 第 152 条适用于分契管理合同被终止的情况。管理人必须交还"分契公司的全部记录，包括账目记录"，以及其持有或控制的全部钥匙和其他财产。期限是合同终止当天之后 28 天。即使管理人已经申请复核终止决定，这个期限仍然适用。

• 由谁接收。 财产交还给分契公司。分契公司可以同意由新任管理人领取，或采用其他方式（第 152(3) 条）。这项同意要以书面形式作出。
• 不得留置。 管理人"不能对"必须交还的财产"行使任何索偿或留置权"（第 152(4) 条）。未付发票是另一回事。
• 第 152 条没有罚则。 如果过了期限，根据第 96 条发出书面通知。这一条允许分契公司要求"任何人"在合理期间内把记录、钥匙或其他财产交给指定人士。无合理理由不遵守的，最高可罚款 3,000 澳元，而且同样不得留置（第 96(3) 条）。

款项

收费的分契管理人必须把分契公司的钱存入信托账户或分契公司自己的账户（第 148 条）。信托款项不能用来偿还管理人自己的债权人。分契公司可以书面通知要求提供账户资料和余额，管理人必须在 7 天内答复（第 149 条）。终止合同时就发出这份通知，然后书面指定款项应转入的账户。

执行与记录保存

SAT 审理分契公司与"前任分契管理人"之间有关管理人义务的纠纷（第 197 条）。SAT 可以作出它认为适当的任何命令，包括命令纠正违规或支付赔偿（第 200 条）。

分契公司的会议记录、会计记录和往来信件要保存 7 年；特别决议、一致决议、无异议决议和保险合同要保存 20 年（第 104 条和 Strata Titles (General) Regulations 2019）。记录可以以电子形式保存。

南澳：记录 10 个工作日，款项 7 个工作日

南澳有两部法律，交接规定相同：适用于分契法团的 Strata Titles Act 1988，以及适用于社区法团的 Community Titles Act 1996。在这两部法律下，管理人都是根据法团的授权行事。如果订有管理合同，授权在合同终止或到期时撤销（STA 第 27A(5) 条、CTA 第 78A(5) 条）。

全部授权撤销后，管理人必须把"受托人持有的法团全部记录"和根据授权持有的全部信托款项交还法团，或供法团领取（STA 第 27D(6) 条、CTA 第 78D(6) 条）。最高罚则是 2,000 澳元。具体期限由规例规定：

• 记录在 10 个工作日内交回。 电子记录通过电子邮件发送，或存入 USB 以挂号邮件寄出；纸质记录以挂号邮件寄出或供领取（Strata Titles Regulations 2018 第 13 条、Community Titles Regulations 2026 第 16 条）。
• 信托款项在 7 个工作日内交回，方式是电子转账、以挂号邮件寄出支票，或供领取。

固定期限合同。 期限超过 12 个月的合同，在连续执行满 12 个月后，可以提前 28 天书面通知终止（STA 第 27B(4) 条、CTA 第 78B(4) 条）。交接期限从合同结束之日开始计算。

其他持有记录的人。 法团可以书面通知，要求任何持有"法团任何记录、钥匙或其他财产"的人在指定时间前交给指定的高级职员（STA 第 39 条、CTA 第 147 条）。这一条既适用于管理人，也适用于前任委员会成员。

款项

管理人把法团的钱存放在信托账户中，并且必须在法团提出要求后 5 个工作日内提供往来明细（STA 第 36C 和 36G 条、CTA 第 122 和 126 条）。在终止函中就要求提供这份明细，以便与实际转来的金额核对。

执行与记录保存

纠纷向地方法院（Magistrates Court）申请。法院可以命令一方采取行动纠正违约，也可以变更或终止与管理人的合同（STA 第 41A 条、CTA 第 142 条）。SACAT 不审理这类纠纷。

法团的会议记录簿要保存 30 年；会计记录、账目报表、往来信件和会议通知要保存 7 年（STA 第 40 条、CTA 第 136 条及相关规例）。

塔州：目前没有交接规定

Strata Titles Act 1998 只提到管理人一次：法人团体"可以委任管理人"并把职能授权给他们，管理人"受法人团体的控制和指示"（第 80 条）。法律没有规定交回记录或款项的期限，没有对扣留记录设罚则，也没有规范管理人如何持有法人团体的钱。

可以依靠的有三样：

• 管理协议。 发出通知前，先看清终止条款和记录条款。即使协议没有规定，一般代理法仍然认为记录属于法人团体。
• 书面指示。 管理人受法人团体指示，所以可以在会议上决议要求管理人在指定日期前交回一切，再把决议连同下面的清单一起发给管理人。
• 产权登记官（Recorder of Titles）。 纠纷向产权登记官申请（第 105 条）。不过登记官的命令权力针对的是法人团体及其高级职员（第 118 条），而不是前任管理人。如果管理人就是不配合，请就依据合同提出索偿咨询法律意见。

法律唯一的记录保存义务是委员会必须妥善保存会议记录（第 79(6) 条），没有规定保存期限。参照其他州的要求，把所有记录保存 7 年是稳妥的做法。

《2026 年分契产权修正法案》草案会增加书面委任要求、法人团体信托账户，以及记录管理人的分契名册，但同样没有交接条款。咨询在 2026 年 10 月 25 日截止，所以这些内容都还不是法律。

首都领地：根据 Agents Act 在 14 天内交回

交接规定不在 Unit Titles (Management) Act 2011 中，而是在 Agents Act 2003 第 109A 条。前任管理人必须在停止担任管理人后 14 天内，向业主法团提供：

• 经核证的业主法团账目副本
• 与业主法团管理有关的记录

这一条适用于根据 Unit Titles (Management) Act 委任的任何管理人，不限于持牌代理人。条文没有规定罚则。

款项

业主法团必须在银行或其他 ADI 开设自己的账户（第 68 条）。如果持牌代理人为业主法团持有款项，这些钱存放在代理人的信托账户中，不能用来偿还代理人的债务（Agents Act 第 105 和 107 条）。要求提供结算信托对账单和转账确认。

执行与记录保存

有关"前任管理人交还业主法团财产"的纠纷可以向 ACAT 申请（第 126 条）。ACAT 可以命令一方做或停止做某件指定的事，也可以作出其他必要的命令（第 129 条）。

业主法团必须把会议记录、账簿和其他列明的记录保存至少 7 年（附表 2 第 2.1 条）。

北领地：取决于适用哪部法律

较新的北领地方案适用 Unit Title Schemes Act 2009，较早的方案可能仍适用 Unit Titles Act 1975。两者的交接规定不同，请先查清方案的登记情况。

适用 2009 年法律的方案没有交接期限。不过管理人的聘用条款包括：法人团体或委员会"可以要求该人出示其保存的记录"，而"该人必须遵从"（附表 1 第 12 条，通过第 92 条适用）。如果合同没有规定如何终止，法人团体可以根据管理模块提前 3 个月书面通知终止。决定终止后，立即以书面形式提出这项要求。

适用 1975 年法律的方案，委员会可以决议要求任何持有法团记录、账簿、钥匙或其他财产的人交出。对方必须在决议通知送达后 7 天内，交给通知中指定的委员会成员。最高罚则是 1,000 个罚款单位（第 51(8) 条）。

款项

根据 Agents Licensing Act 1979，法人团体管理人属于房地产代理人。他们为法人团体收到的钱以信托方式持有，存放在信托账户中，不受代理人债权人的追索。

执行与记录保存

根据 2009 年法律，NTCAT 审理与法人团体管理人有关的纠纷（第 84 至 86 条）。它可以作出它认为适当的任何命令，包括命令付款或采取指定行动。管理模块要求会计记录和其他列明的记录保存至少 7 年。

交接清单

把这份清单随通知一起发出。收到一项就勾一项，并记下缺少的内容。各州的法定最低要求不同，但一位诚信行事的管理人应当能够提供这里的所有项目。

治理

款项

楼宇与合规

合同与保险

权限

可以改用的通知范本（新州）

在维州，一封确认终止日期、指明秘书并引用第 127 条的信就能起到同样作用。在昆州，在第 235 条通知中附上委员会决议的副本，并指明接收记录的委员会成员。

在其他州和领地，可以照同样的方式改写：

• 西澳。 引用第 152 条，写明终止后第 28 天的日期，并根据第 149 条要求提供账户资料。过了期限，再发出第 96 条通知。
• 南澳。 引用 STA 第 27D(6) 条或 CTA 第 78D(6) 条，写明两个工作日期限，并要求提供信托往来明细。
• 塔州。 附上指示交接的全体大会决议，并引用管理协议中的记录条款。
• 首都领地。 引用 Agents Act 第 109A 条，并明确要求提供经核证的账目副本。
• 北领地。 适用 2009 年法律的，根据附表 1 第 12 条提出要求；适用 1975 年法律的，根据第 51(8) 条送达委员会决议通知。

常见问题

管理人可以收取交接费用吗？

法律没有规定交接费用。请查看管理协议，许多协议在额外收费表中列有"记录检索"或交接工作的费用。在昆州，把电子记录整理成可用形式的费用由管理人承担（第 234 条）。如果某张发票在协议中找不到依据，以书面方式提出异议。

他们可以直接把记录交给新管理人吗？

可以，只要业主法团这样指示。西澳第 152(3) 条明确允许分契公司同意由新任管理人领取。不过新州的通知指定的是委员会成员，维州法律指定的是秘书。让记录先经过委员会，楼宇就能在别人接手之前看清楚到底收到了什么。

如果记录缺失怎么办？

致函离任管理人，逐项列出缺失的项目和期限，并保留所有往来副本。如果情况没有改变，向负责审理分契纠纷的机构申请：新州是 NCAT，维州是 VCAT，昆州是 BCCM 专员，西澳是 SAT，南澳是地方法院，首都领地是 ACAT，北领地是 NTCAT。在塔州，请就依据管理协议提出索偿咨询法律意见。记录缺失也值得向负责为分契管理人发牌或登记的州监管机构报告。

以后我们应该自己保留一份吗？

应该。楼宇自己保存一份记录，历史就不必依赖任何一位管理人来维持完整。

UnitBuddy 能帮上什么

记录到手后，批量 CSV 导入可以把单元资料和其他结构化数据导入楼宇自己的工作空间，其余文件放进文件库。工作空间归楼宇所有，所以记录不会随下一任管理人离开。财务、业主、决策和文件随时可以导出为 CSV、JSON 或 PDF，不收费，也不需要提交工单。下一次交接，只需登录，而不是翻找去年的文件。

延伸阅读

把业主法团的档案放在委员会和经理都能打开的同一处。 产品功能、价格，或申请导览.