治理
分契记录保存：必须保存什么、保存多久、用什么格式（新州、维州、昆州）
分契委员会的会议记录、账目和往来信件要保存多久？可以用电子形式吗？本文列出新州、维州和昆州的保存期限、电子记录规定、分契名册必须包含的内容，以及一份给秘书的清单。
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简要回答
- 新州： 大多数记录保存 7 年（Strata Schemes Management Act 2015 第 180 条）。2024 年 6 月 11 日起制作的记录必须以电子形式保存（第 176 条）。
- 维州： 大多数记录至少保存 7 年，投票纸和委托书 12 个月后可以销毁（Owners Corporations Act 2006 第 145 条）。允许电子记录。
- 昆州： 大多数记录 6 年后可以销毁，部分日常资料 2 年后可以销毁，仍有现实意义的必须保留（标准模块第 231 条）。名册和登记册没有销毁期限。
- 法律责任属于业主法团或法人团体，而不是分契管理人或秘书个人。管理人持有记录时，是替楼宇保管。
什么记录保存多久
新南威尔士州
业主法团必须把以下记录保存 7 年（第 180 条）：
| 记录 | 期限 |
|---|---|
| 全体大会和分契委员会会议记录 | 7 年 |
| 财务报表和会计记录 | 7 年 |
| 发出和收到的往来信件 | 7 年 |
| 会议通知 | 7 年 |
| 委托书和投票纸 | 7 年 |
| 秘密投票的投票纸和电子投票记录 | 13 个月，分契更新事项除外（条例第 41 条） |
| 已签署的分契管理代理人或楼宇经理协议 | 7 年 |
| 分契管理代理人交给业主法团的记录 | 7 年 |
| 分契名册以及通知和命令记录 | 持续更新，过往条目保存 7 年 |
法律没有规定 7 年后怎么处理。销毁前先确认记录已不再需要，例如不涉及缺陷索赔或未结纠纷。
维多利亚州
业主法团必须保存第 144 条列出的记录，第 145 条规定保存期限：
| 记录 | 期限 |
|---|---|
| 投票纸和选票 | 投票或表决后 12 个月 |
| 委托书 | 失效或撤销后 12 个月 |
| 第 144 条的其他所有记录，包括会议记录、决议、往来信件、会计记录、财务报表、保险单、维护计划、合同和通知 | 至少 7 年 |
条例还要求保存其他记录（条例第 11A 条）：
- 每位业主的电话号码和电子邮箱
- 燃气安全、电气安全和泳池围栏检查的日期
- 燃气和电气安全检查中尚未落实的建议
- 关于公共财产上建筑缺陷或安全问题的通知、命令和报告
业主法团登记册（包括每位业主的资料和管理人的资料）也必须保持更新（第 147–148 条）。
昆士兰州
根据标准模块，法人团体必须保存第 231(1) 条列出的记录，包括会计记录和账目报表、保险单、合同和聘用文件、专用权协议、往来信件、会议记录和会议资料，以及基金对账单连同银行对账单和发票。
| 记录 | 可在以下期限后销毁 |
|---|---|
| 账目报表、会议通知、重大维修记录、命令、书面协议和法人团体管理人报告 | 6 年 |
| 会议资料、没有持续意义的往来信件、对账单及其银行对账单 | 2 年 |
| 仍有现实意义的文件，例如仍然有效的合同 | 必须保留 |
| 名册（第 224 条）以及资产、聘用和专用权登记册（第 226–230 条） | 没有销毁期限，在方案存续期间一直保存 |
法人团体收到新资料后，必须在 14 天内记入名册（第 225 条）。
纸质还是电子？
新州：必须电子化。 分契名册和其他记录“必须以电子形式制作或保存”（第 176 条），适用于 2024 年 6 月 11 日起制作的记录。之前的纸质记录不需要转换，也可以另存纸质副本。
维州：允许电子化。 法律没有专门规定，只说明业主法团登记册“可以以电子形式保存”（第 149 条）。其他记录可以依据 Electronic Transactions (Victoria) Act 2000 第 11 条：只要方法可靠、记录可以随时查阅，以电子副本保存就满足法律对保存文件的要求。
昆州：允许电子化。 会议记录、名册和登记册可以“以原始纸质形式，或以照片或电子影像形式”保存（标准模块第 231(2) 条）。法人团体管理人的聘用结束时，法人团体可以要求以可用的形式提供电子文件，费用由管理人承担（第 234 条）。
分契名册必须包含什么（新州）
分契名册是新州方案的核心记录（第 177–178 条）。每个单元要记录：
- 业主姓名、送达地址、澳大利亚邮寄地址，以及电子邮箱（如有）
- 业主的代理人（如有）及其送达地址
- 分契权益通知和租赁通知中的资料
整个方案要记录：
- 分契计划编号和楼宇地址
- 原业主和分契管理代理人的资料
- 单元权益
- 保险资料，包括保险公司、保单号码、保额和保费到期日
- 现行附例
每次发出通知时，名册是否及时更新都很重要。寄到旧地址的通知，容易引发是否已妥善送达的争议。
给秘书的记录清单
每年勾选一次，例如在年度大会之前。
谁可以查看记录？
业主依法有权查阅：
- 新州： 业主、抵押权人和契约押记人，或他们授权的人，可以书面申请查阅，需付费（第 182–183 条）。可以现场查阅，也可以通过安全的电子方式查阅。
- 维州： 业主、抵押权人和买家可以在任何合理时间免费查阅，复印可以收费（第 146 条）。
- 昆州： 业主、买家、抵押权人和其他有正当利益的人可以付费查阅，法人团体须在 7 天内回应（法律第 205 条；标准模块第 233 条）。委员会成员免费查阅（第 232 条）。
收回记录
如果前任管理人或委员会成员持有记录，法律为楼宇提供了收回的办法：
- 新州： 根据第 181 条发出 14 天通知。
- 维州： 前任管理人必须在 28 天内交回（第 127 条）。
- 昆州： 根据标准模块第 235 条发出 14 天通知；前任管理人的财务记录另有 30 天规定（第 168 条）。
UnitBuddy 能帮上什么
UnitBuddy 的文件库把会议记录、财务报表、保险、合同和往来信件集中保存在楼宇自己拥有的地方，并保留操作记录。委员会或管理人更换时，记录不会跟着走。所有资料随时可以导出为 CSV、JSON 或 PDF。