治理
新州分契年度大会通知：必须包含什么、14 天规则和免费范本
在新州，年度大会通知必须在会议前至少 14 天送达业主，Strata Schemes Management Act 附表 1 规定了通知的内容。本清单逐项列出必备内容、必须收到通知的人、一份可以改用的范本，以及业主如何核对收到的通知。
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简要回答
- 至少在年度大会前 14 天发出（附表 1 第 7(3)(a) 条）。其他全体大会只需 7 天。
- 发给每一位业主，以及任何可以就议程事项行使优先表决权的人，通常是分契名册上的第一抵押权人或契约押记人（第 7(2) 条）。
- 租户会收到议程。 在同一期限内，把议程交给分契名册上的每位租户，或张贴在告示板上（第 11 条）。
- 每项议案都必须写进通知。 通知中没有的议案不能在会上提出，对通知中议案的修正除外（第 18 条）。
- 年度大会通知有固定的内容清单。 包括关键财务信息、保险资料、委员会提名和多项必备议案（第 8 条和第 9 条）。下面的清单逐项列出。
时间表
| 时间 | 事项 | 依据 |
|---|---|---|
| 每个财政年度一次 | 召开年度大会 | 第 18 条 |
| 发出通知之前 | 收集业主要求列入的议案。通知发出后才收到的要求，留到下一次会议 | 第 4(4) 条 |
| 发出通知之前 | 收集书面的委员会提名，以便列入通知 | 第 5(8) 条 |
| 至少提前 14 天 | 向业主和优先表决人发出年度大会通知，并向租户提供议程 | 第 7(3)(a) 条、第 11 条 |
| 至少提前 14 天 | 如果一半或以上的单元出租，发出租户会议通知 | 条例第 7 条 |
| 至少提前 7 天 | 如果业主法团已采用会前电子投票，发出投票方式和说明 | 条例第 15(3) 条 |
| 会前 24 小时 | 会前电子投票截止。超过 100 个单元的方案，委托书须在此前交给秘书 | 条例第 15(8) 条、第 26(3) 条 |
| 会后 14 天内 | 分发会议记录 | 第 22(2) 条 |
| 会后 3 个月内 | 在 Strata Hub 提交年度资料 | 条例第 43 条 |
法律规定的是“至少 14 天”，但没有说明如何计算天数。邮寄可能需要好几天，所以要留出余地，不要卡着 14 天发。
谁发出通知，谁收到通知
谁发出。 秘书负责召集全体大会，并发出法律规定的通知（第 43 条）。如果业主法团已把会议事务委托给分契管理代理人，可以由代理人发出（第 13 条、第 52 条）。第一届年度大会由原业主召集（第 14 条）。
谁收到。 每位业主，以及每位可以就议程事项行使优先表决权的人（第 7(2) 条）。分契名册上的租户会收到议程，可以直接交给他们，也可以张贴在显眼的告示板上（第 11 条）。
怎么发。 使用分契名册上的送达地址，可以是邮寄地址，也可以是电子邮箱（第 261 条）。只有业主指定了电子邮箱作为送达地址，才可以用电子邮件发送（第 263(3) 条）。其他业主用邮寄或专人送达。
清单：通知必须包含什么
每次全体大会（第 8 条）
年度大会特有内容（第 9 条和第 5 条）
法律还要求列入年度大会议程的事项
除关键财务信息外，业主还可以要求查看完整财务报表。如果有人要求，业主法团必须在会议前至少 2 天提供（第 10 条）。
可以改用的通知范本
请根据你的方案调整议案。上面的清单是法定最低要求，范本只是起点，不能代替逐项核对。
业主议案
任何业主都可以书面通知秘书，把议案列入议程。要求中须写明议案内容、业主姓名，如需附上说明，说明不超过 300 字（第 4 条）。秘书“必须照办”。法律没有规定固定的截止日期，但如果要求在通知发出后才送到，议案会列入下一次会议的议程，而不是这一次（第 4(4) 条）。
准备通知时，提前告诉业主，让他们有机会提交议案。
业主篇：核对收到的通知
逐项快速检查：
- 是否在年度大会前至少 14 天收到？ 保留信封或电子邮件。
- 每项议案是否写出完整文本？ “其他事项”这类笼统标题不是议案，不能据此作出任何决定。
- 财务报表和保险资料是否齐全？
- 是否征集委员会提名？
- 投票方式是否写清楚？
如果缺少内容，在会前致函秘书。投票前补救，比投票后容易得多。
如果会议照常举行，NCAT 可以因未遵守法律而宣布决议或选举无效（第 24 条）。只有在违规没有对任何人造成不利影响、而且不会改变结果的情况下，审裁处才可以拒绝。如果你没有收到某项事务的适当通知，可以申请把该决议视为无效，这类申请须在会后 28 天内提出（第 25 条）。
常见问题
可以用电子邮件发送年度大会通知吗？
可以，前提是业主已指定电子邮箱作为送达地址（第 263(3) 条）。没有指定的业主，必须通过邮寄或第 263 条规定的其他方式送达。
必须附上委托书表格吗？
法律没有要求。通知必须说明业主可以委托代理人投票，委托书必须使用核准格式（第 26 条）。附上一份空白表格，通常是让业主正确使用委托书最简单的办法。
是 7 天还是 14 天？
年度大会是 14 天，其他全体大会是 7 天（第 7(3) 条）。一些旧的指南可能仍然说所有会议都是 7 天。
议案可以在会上修改吗？
只要原议案已写进通知，就可以在会上修正（第 18 条、第 19 条），但不能在当天加入全新的议案。如果业主法团采用会前电子投票，通知必须提醒业主：议案可能在会上被修正，会前投票届时可能无效（条例第 14A 条）。
UnitBuddy 能帮上什么
UnitBuddy 的通知可以从范本开始，只发给需要的单元，并显示谁已阅读。每份通知都保存在楼宇的时间线上，明年的秘书可以清楚看到发过什么、什么时候发的。