财务与征费
分契司库做什么？新州职责详解
刚在新州当选分契司库？Strata Schemes Management Act 第 44 条列出了这份工作：征费通知、存款、会计记录、财务报表和分契资料证明。本文逐项说明每项职责及相关期限和规定、分契管理人可以接手哪些工作，以及维州和昆州的做法。
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简要回答
司库负责管理业主法团的钱和财务记录。根据第 44 条，司库的职能包括：
- 通知业主业主法团确定的缴款（征费）
- 收取、确认、存入并记录付给业主法团的款项
- 编制分契资料证明（第 184 条证明）
- 保存会计记录并编制财务报表
经委员会批准，司库可以把部分工作委托给另一名委员（第 44(2) 条）。如果有分契管理代理人，很多工作通常委托给代理人，但司库仍需要核查。
如何成为司库
分契委员会在年度大会后的第一次会议上任命司库，同时任命主席和秘书（第 41 条）。一人可以兼任多个职务（第 41(3) 条）。司库任职到下一届委员会选出为止，或者直到你书面辞职、离开委员会或另有人获任命（第 45 条）。
实际工作
征费
业主法团在年度大会上确定预算和征费（第 79、81 条），司库负责通知业主应缴多少（第 44 条）。征费按单元权益分摊（第 83 条）。每份征费通知须在到期日前至少 30 天发出，紧急维修为 14 天（第 83 条）。
如果业主逾期付款：
- 利息。 征费逾期超过一个月，按年息 10% 计算单利，除非业主法团决议不收（第 85 条）。
- 分期付款计划。 业主法团可以与业主约定分期付款计划，但不能一律拒绝（第 85 条）。
- 追讨。 逾期一个月后，可以通过 NCAT 或法院以债务方式追讨，采取行动前须至少提前 30 天通知（第 86 条）。
存款和记账
司库收取、存入并记录业主法团的款项（第 44 条）。这些钱存入以业主法团名义开设的账户，除非由分契管理代理人存放在其信托账户中（第 78 条）。条例列出了须保存的会计记录：编号收据、存取款记录、现金记录和征费登记册（条例第 22–23 条）。
行政基金只能用于法律允许的用途（第 73 条）。行政基金和资本工程基金是分开的。如果在两个基金之间调动资金，全体大会必须在 3 个月内决定是否归还（第 76 条）。
财务报表和审计
司库保存会计记录并编制财务报表（第 44 条）。财务报表连同核准格式的关键财务信息报表一起提交年度大会（第 94 条；附表 1 第 9 条）。超过 100 个单元或年度预算超过 25 万澳元的方案，账目必须在年度大会前审计（第 95 条）。
分契资料证明
业主出售单元，或有正当利益的人提出要求时，业主法团会出具分契资料证明（第 184 条），列出征费、基金、保险、附例等资料，包括 10 年资本工程计划的资金安排。编制证明是司库的职能之一（第 44 条）。
开支和报价
司库不能单独决定开支。所有新州方案，超过 30,000 澳元的工程都需要至少 2 份独立报价（第 102 条；条例第 25 条）。大型方案未经全体大会决议，任何项目的开支不得超过年度大会预算加 10%，紧急情况除外（第 102 条）。
如果有分契管理人
分契管理代理人只拥有任命文件授予的职务职能（第 54 条）。大多数协议会把日常记账委托给代理人，司库仍然可以自己行使这些职能（第 54(2) 条）。每个季度核查：
- 各基金的银行余额是否与对账单一致
- 欠费报告，以及每个单元的处理情况
- 已付发票与预算的对比，尤其是不寻常的支出
- 逐项的预算差异
业主法团还可以要求代理人在 14 天内提供信托账户资料和收付款项的完整明细（第 58–62 条）。
司库不是什么
- 不是确定征费的人。 征费由业主法团在年度大会上确定。
- 不是钱的主人。 钱属于业主法团，财务记录也是。
- 默认没有报酬。 年度大会可以批准向职务人员付酬（第 46 条）。
包括司库在内的每位委员，都必须诚实公平，并以应有的谨慎和勤勉行事（第 37 条）。
维州和昆州
维州。 Owners Corporations Act 2006 没有司库这个职务。业主法团须保存妥善的账目（第 33 条）。许多委员会会非正式地请一位委员管钱，或者交给管理人。
昆州。 业主在每届年度大会上选出司库（标准模块第 9 条、第 35 条）。模块没有集中列出司库的职能。如果需要每月对账，须在月底后 21 天内完成：基金由法人团体管理人管理的，由管理人编制，否则由司库编制（第 170 条）。
上任头 30 天
UnitBuddy 能帮上什么
UnitBuddy 把基金余额、征费、欠费以及预算与实际的对比集中在业主法团自己拥有的地方。新任司库从完整的历史开始，而不是一箱对账单。