财务与征费
分契行政基金预算范本，以及如何确定下一年度的征费（新州、维州、昆州）
给分契委员会和司库的空白行政基金预算范本、把预算转化为下一年度征费的步骤，以及新州、维州和昆州关于由谁确定预算、征费如何分摊、通知期限和利息的规定。
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简要回答
- 预算在年度大会上通过。 通常由委员会、司库或分契管理人起草，由业主决定。
- 征费跟着预算走。 在新州，征费在同一届年度大会上确定，按单元权益分摊（SSMA 第 79、81、83 条）。在维州，年费按单元责任份额分摊（OC Act 第 23 条）。在昆州，征费以普通决议确定（标准模块第 162 条）。
- 从上一年度的实际开支开始，而不是上一年度的预算，再加上已知的变化。
- 每期征费到期前必须提前通知业主： 新州和昆州至少 30 天；维州的费用通知给业主 28 天付款。
预算范本
把这张表复制到电子表格中。填入账簿中上一年度的实际数字、上届年度大会通过的本年度预算，以及你对下一年度的建议。除非方案已登记 GST，所有金额都应包含 GST。
| 项目 | 上一年度实际 | 本年度预算 | 下一年度建议 | 备注 |
|---|---|---|---|---|
| 保险 | ||||
| 建筑险和公众责任险 | 续保日期、经纪人报价 | |||
| 职务人员责任险和忠诚险 | ||||
| 其他保险，例如机械故障险 | ||||
| 公用事业 | ||||
| 公共区域电费 | ||||
| 水费和排污费 | ||||
| 燃气费 | ||||
| 合同 | ||||
| 清洁 | 合同到期日 | |||
| 园艺和场地 | ||||
| 楼宇经理或物业管理员 | ||||
| 电梯维护 | ||||
| 消防设施维护 | ||||
| 虫害防治 | ||||
| 垃圾和垃圾桶 | ||||
| 维修和保养 | 只列日常项目，大型工程放进长期基金 | |||
| 一般维修 | ||||
| 水管 | ||||
| 电气 | ||||
| 合规 | ||||
| 消防检查和认证 | ||||
| 账目审计或审阅 | ||||
| 税务和 BAS 申报 | ||||
| 管理和行政 | ||||
| 分契管理基本费 | ||||
| 额外管理费 | ||||
| 杂费 | ||||
| 软件和订阅 | ||||
| 银行手续费 | ||||
| 邮寄、打印和会议费用 | ||||
| 法律和纠纷 | ||||
| 应急准备金 | ||||
| 支出合计 | ||||
| 减：利息和其他收入 | ||||
| 减：结转盈余，或加：结转赤字 | ||||
| 需征收金额 |
把预算转化为征费
- 取得上一年度的实际数字。 用收支表或账簿，而不是上一年度的预算。某个项目超支或节余，都说明了一些情况。
- 加入已知的变化。 合同续约、保险续保报价、新的合规费用、即将涨价的清洁合同。
- 检查哪些属于另一个基金。 大型或不定期的工程放进资本工程、储备或维护基金；日常费用放进行政基金。
- 加入应急准备金，并说明金额是怎么定的。
- 扣除其他收入，例如利息，并调整盈余或赤字。
- 算出需征收的金额，再按所在州的规定分摊到各单元：
- 确定分期和到期日。 按季度收取很常见，但新州法律没有把它定为默认安排，由年度大会决定（第 81(5) 条）。
- 把预算和征费提交年度大会，随会议通知一起发出，让业主事先阅读。
- 按时发出征费通知。 新州：到期日前至少 30 天，紧急维修为 14 天（第 83 条）。昆州：至少 30 天（第 163 条）。维州：使用核准格式的费用通知，业主有 28 天付款（第 31 条）。
各州规定
| 新州 | 维州 | 昆州 | |
|---|---|---|---|
| 由谁通过预算 | 业主法团在年度大会上（第 79 条） | 业主法团确定费用（第 23 条），拟议预算随年度大会通知发出（第 72 条） | 年度大会以普通决议通过（第 160 条） |
| 通常由谁起草 | 委员或分契管理代理人（第 13 条） | 委员会或管理人 | 委员会必须编制（第 160(5) 条） |
| 征费如何分摊 | 单元权益（第 83 条） | 单元责任份额，保险按单元权益（第 23、23A 条） | 社区管理声明中的单元权益 |
| 到期前通知 | 至少 30 天，紧急维修 14 天（第 83 条） | 费用通知给 28 天付款（第 31 条） | 至少 30 天（第 163 条） |
| 逾期利息 | 逾期 1 个月后按年息 10% 单利计算；业主法团可决议不收（第 85 条） | 须经全体大会授权，以罚息利率为上限（第 29 条） | 每月最多 2.5%（第 165 条） |
| 提前付款折扣 | 经全体大会决议，减免 10%（第 85(4) 条） | 请查看你的规则 | 最多 20%（第 164 条） |
| 年度大会前的临时征费 | 未发现相关权力；现有的定期征费继续有效（第 83(4) 条） | 费用由业主法团确定；除非该权力已被保留，委员会可依授权行事（第 11 条） | 委员会可以确定临时征费（第 162(3) 条） |
| 年中资金不足 | 在全体大会上决定特别征费（第 81(4) 条） | 特别费用；超过年费两倍须特别决议（第 24 条） | 特别征费（第 162(2) 条） |
新州大型方案的额外规定
超过 100 个单元的方案必须逐项列出预算，写明“每个项目的具体金额”（第 79(6) 条）。未经全体大会决议，任何项目的开支不得超过预算加 10%，紧急情况除外（第 102 条）。所有新州方案，超过 30,000 澳元的工程都需要至少 2 份独立报价（第 102 条；条例第 25 条）。
昆州的 10% 规则
在年度大会上，业主可以把拟议预算调整不超过 10%，用于增加或删除议程中某项议案涉及的开支（第 161 条）。调整幅度更大，就需要新的预算。
给司库的年度大会清单
常见问题
委员会可以在年度大会后修改预算吗？
不能自行修改。在新州和昆州，预算和征费在全体大会上确定。资金不足时需要特别征费，在新州须由全体大会决定（第 81(4) 条），在昆州以普通决议决定（第 162(2) 条）。在维州，先确认业主法团是否已把确定费用的权力保留给全体大会。
预算应该留盈余吗？
留适度的应急准备金，而不是大额盈余。在新州，把盈余退还给业主需要一致决议（第 77 条），大额盈余通常只会留在账户里。
行政基金可以支付资本工程吗？
在新州，资金可以在两个基金之间调动，但业主法团必须在 3 个月内于全体大会上决定是否归还（第 76 条）。在昆州，两个基金之间不能转账（标准模块第 167(7) 条）。更清晰的做法是每个基金按各自用途编制预算。
UnitBuddy 能帮上什么
UnitBuddy 全年跟踪预算与实际开支的对比，司库编制下一年度预算时可以直接用真实数字，不用再从报表重新整理。业主可以在 My Lot 中查看自己的征费和欠费。