治理
昆州法人团体年度大会：时间表、议案、提名和 21 天通知
在昆州，年度大会的议案和委员会提名在财政年度结束时截止，年度大会通知至少提前 21 天发出，会议必须在财政年度结束后 3 个月内召开。本文列出时间表、通知随附的文件、投票和委托书的规则，以及委员会如何选举。
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简要回答
- 年度大会议案必须在财政年度结束前送达秘书（第 86(6) 条）。之后才收到的议案，在可行的情况下列入下一次全体大会（第 86(5) 条）。
- 委员会提名也在财政年度结束时截止。 秘书在年度结束前 3 至 6 周发出征集提名的通知（第 16 条）。
- 年度大会通知至少在会议前 21 天发出（第 91 条），附上议程、投票纸、预算、账目、保险资料和委员会选票。
- 年度大会必须在财政年度结束后 3 个月内召开（第 83 条）。
- 委员会选举不能使用委托书（第 130(3) 条）。业主亲自投票，或使用随通知寄出的选票投票。
时间表
从法人团体的财政年度结束日起计算。
| 时间 | 事项 | 依据 |
|---|---|---|
| 年度结束前 6 至 3 周 | 秘书发出征集委员会提名并邀请提交议案的通知 | 第 16(3)–(4) 条、第 86(8) 条 |
| 年度结束前 | 委员会提名和业主的年度大会议案必须送达秘书 | 第 16 条、第 86(6) 条 |
| 年度结束后 | 委员会编制预算和账目报表，准备选票和投票纸 | 第 160 条、第 175 条、第 22、27、88 条 |
| 年度大会前至少 21 天 | 向业主发出年度大会通知及全部文件 | 第 87 条、第 91 条 |
| 会议开始前 | 委托书和书面投票送达秘书；法人团体可设定更早的委托书截止时间，但不得早于会前 24 小时 | 第 105 条、第 128(5) 条 |
| 年度结束后 3 个月内 | 召开年度大会 | 第 83 条 |
| 年度大会后 21 天内 | 向业主发出会议记录 | 第 117 条 |
随通知寄出的文件
年度大会通知必须包含或附上以下文件（第 87(3) 条）：
议程还必须包括法定议案：账目报表、审计师（基本方案也可以特别决议决定不审计）、两项预算、缴款，以及保险审查。
业主议案
- 谁可以提交。 法人团体的任何成员，随时可以提交（第 86(1) 条）。
- 没有固定格式。 标准模块没有要求特定格式或签名，议案送达秘书即可。可以亲自递交、邮寄或以电子方式发送（第 221 条）。交给获授权的法人团体管理人，等同交给秘书（第 222 条）。
- 委员会必须列入。 议案在可行的情况下列入下一次全体大会议程，并按原文列出（第 86(5) 条、第 88(6) 条），委员会不能改写。
- 说明。 业主可以附上不超过 300 字的说明，超过的不会收录（第 90 条）。
- 部分议案一年只能提一次。 更换规则模块、改变服务承包商的报酬，或在聘用中加入续约选择权，每个财政年度只能审议一次（第 86(7) 条）。
- 议程外的事项不能表决。 只有列入议程和投票纸的议案才能通过决议，程序性议案和修正案除外（第 107(6) 条）。
投票
- 谁可以投票。 名册上的业主，或其代表、公司代表（第 101 条）。开会时欠法人团体款项的业主不能投票，但无异议决议和委员会选举除外（第 102 条）。
- 投票方式。 亲自投票、委托代理人、会议开始前把书面投票交给秘书，或在法人团体以普通决议采用电子投票后以电子方式投票（第 104–106 条）。
- 秘密投票。 法律规定、委员会建议，或法人团体以普通决议决定时，必须秘密投票（第 108 条）。秘密投票需要一名独立的监票人（第 112 条）。
- 决议类型。 普通决议是简单多数（法律第 108 条）。特别决议需要至少三分之二赞成，且按单元数或按缴款权益计算，反对票都不超过 25%（法律第 106 条）。
委托书
- 上限。 20 个或以上单元的方案，一人持有的委托书不得超过单元数的 5%；不足 20 个单元的方案，一人只能持有一份（第 128(4) 条）。
- 格式。 使用核准格式，指定一名个人。委托书不能不可撤销，也不能转让（第 129 条）。
- 失效。 委托书在法人团体财政年度结束时失效，如委托书另有写明则更早（第 129(1)(e) 条），不是 12 个月。
- 不能使用委托书的情况（第 130(3) 条）：
- 选举委员会
- 多数决议
- 聘用或授权法人团体管理人、服务承包商或出租代理，或修改、终止这些安排
- 以秘密投票决定的议案
- 谁不能持有委托书。 原业主和法人团体管理人或其关联人，不能替他人行使委托书，少数例外除外（第 131 条）。
选举委员会
- 投票方式。 委员会选举以秘密投票进行，除非法人团体以普通决议决定公开投票（第 15 条）。选票随年度大会通知寄出，书面选票须在会前或会上送达秘书（第 22、23、27 条）。
- 放在最后。 选举是会议最后一项议程，结果在散会时生效（第 31 条）。
- 顺序。 先选主席，再选秘书、司库，最后是普通委员（第 32 条）。执行职位只有一名候选人时，无竞争当选；无人获提名时，主席在会上征集提名（第 35 条）。
- 人数不足。 如果执行职位仍然空缺，或当选的有表决权委员少于 3 人，已当选的委员必须在一个月内召集特别全体大会，并在两个月内召开（第 41 条）。
法定人数
- 法定人数为投票人的 25%（第 99 条）。法人团体可以特别决议把它降至最低 10%。已提交委托书或书面投票的人，视为出席。
- 至少 2 名投票人亲自出席（投票人有 3 名或以上时）。
- 30 分钟后仍不足法定人数？ 会议延期到一周后的同一时间和地点。如果届时 30 分钟后仍不足，出席者即构成法定人数，前提是主席亲自出席（第 100 条）。
特别全体大会
拥有至少 25% 单元的业主可以要求秘书召集特别全体大会，秘书须在 14 天内召集，并在 6 周内召开（第 84 条），21 天通知的规定仍然适用。如果秘书不处理，业主可以请另一位委员召集（第 85 条）。
常见问题
年度大会议案什么时候截止？
在法人团体的财政年度结束前（第 86(6) 条）。请确认你们的财政年度，它不一定是 6 月 30 日结束。
委员会可以修改我的议案吗？
不可以。议案必须按提交时的原文列在投票纸上（第 88(6) 条）。委员会可以在单独的附表中附上自己的说明材料。
法人团体管理人可以主持年度大会吗？
只有在会议选举他们，或在延期会议的少数情况下才可以（第 97 条）。否则由委员会主席主持。
UnitBuddy 能帮上什么
UnitBuddy 把年度大会通知和文件发给每个单元并附已读回执，并把议案、投票和会议记录逐年保存在法人团体的记录中。