治理
与分契管理人并行使用的分契委员会软件
保留分契管理人，并不意味着委员会只能依赖管理人的系统来保存自己的记录。本文说明管理人继续负责什么、委员会仍需承担什么、法律允许你向管理人索取哪些资料，以及委员会软件如何与管理人并行使用。
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简要回答
- 保留管理人，不等于把委员会的责任交出去。 在三个州，管理人都只做协议委托的工作，决定权仍在委员会和业主手中，委员会也仍然可以自己行事。
- 管理人的门户是管理人的视角。 它显示管理人愿意分享的内容和格式，而且通常会随管理人离开而消失。
- 委员会软件让委员会拥有自己的记录。 包括决定、文件、通知、合规日期，以及业主关心的财务问题。它与管理人的账务并行，而不是取代它。
- 法律已经赋予你向管理人索取资料的权利。 有了委员会自己的记录，索取过程更简单，答复也更容易保存。
管理人做什么，委员会保留什么
| 管理人 | 委员会和业主 | |
|---|---|---|
| 新州 | 只拥有任命文件授予的职能，职务人员仍可自己行使这些职能（SSMA 第 54 条） | 保留给业主法团或委员会的决定，以及对代理人的监督 |
| 维州 | 依法律、规则、决议或委员会委托的职能（OC Act 第 120–121 条） | 除非已委托，委员会保留其权力，并审阅管理人的年度大会报告（第 126 条） |
| 昆州 | 经法人团体授权，可行使执行成员的权力；执行成员仍可自己行事，并可指示管理人（BCCM Act 第 119 条） | 管理人的决定如与委员会决定冲突，则无效（法律第 100(3) 条） |
实际上，管理人通常负责信托账目、征费通知、保险续保和会议事务。委员会仍要向业主交代决定了什么、花了什么钱、接下来有什么事。
你可以向管理人索取什么
向管理人取得资料，并不需要软件，法律已经允许：
- 新州。 业主法团可以要求代理人提供信托账户资料和收付款项的完整明细，代理人须在 14 天内答复（第 58–62 条）。代理人还必须每 6 个月向业主法团提供其行使职能的记录副本（第 55 条），并在每届年度大会上报告佣金（第 60 条）。
- 维州。 在合理要求下，管理人必须提供业主法团信托账户最近最多 3 年的银行对账单（第 122 条）。管理人的年度大会报告涵盖信托款项、保险和佣金（第 126 条）。
- 昆州。 在书面要求下，法人团体管理人必须证明已按规定保存法人团体记录（法律附表 2 行为守则）。管理人负责管理基金时，必须每月对账（标准模块第 170 条）。
问题通常在于，这些答复最后都留在某个人的邮箱里，下一届委员会又得从头再来。
委员会需要自己的记录来做什么
- 决定。 决定了什么、什么时候、多少票通过，让已经定下的事不再反复。
- 文件。 保险、合同、报告和会议记录，保存在楼宇自己拥有的文件库中。
- 合规日期。 消防安全、保险续保、估值和计划审查，到期前有提醒。
- 财务问题。 基金余额、预算与实际的对比，以及业主在两次报表之间会问到的欠费趋势。
- 通知。 发了什么、发给谁、谁已阅读。
- 交接。 委员会换届或管理人更换时，记录依然保留。
委员会软件如何与管理人并行
它不取代信托账目。 在新州和维州，收费管理人依照受监管的信托账户持有款项。委员会软件不是信托账户，也不应假装是。
开始使用不需要管理人配合。 你可以自己导入现有记录，例如上一份年度大会资料、预算和手头已有的文件。
它属于楼宇，而不是管理人。 管理人更换时，委员会的记录不会跟着离开。
它给业主提供各自单元的视图，而不必给他们委员会的操作权限。
开始前要问管理人的问题
UnitBuddy 能帮上什么
UnitBuddy 是楼宇的独立软件，可以与管理人一起用、不用管理人，或与管理人并行使用。它不是管理人门户，也不依赖管理人的数据接口。委员会用它来管理：
- 文件库和附例登记册
- 带已读回执的通知
- 决定和会议记录
- 预算跟踪和十年资本工程规划
- 合规日期
- 每个单元的业主视图
CSV 导入可以带入现有记录，CSV、JSON 和 PDF 导出可以随时带走，不收费，也不需要提交工单。按楼宇统一收费，每年 199 澳元起，另加 GST。