澳大利亚自管分契软件：没有管理人的委员会需要什么

UnitBuddy 是我们做的，所以这是一篇厂商文章。它写给不请收费分契管理人、或即将不请管理人的委员会，帮你判断 UnitBuddy 能不能当你们的软件。简要回答：能，记账除外。大多数自管委员会把记账放在 Xero、电子表格里，或交给簿记员。

如果还没决定要不要自管，先读自管分契完整指南。想对比其他平台，请看选购指南。

简要回答

• 征费通知由 UnitBuddy 发出。 每个单元的季度通知列出单元份额、征费、欠费和应付总额，并归档到该单元。
• 业主看到自己的单元。 My Lot 显示业主的份额、缴款、欠费、到期日和通知。
• 覆盖各州和领地的合规日期。 每个日期都保存证书和提醒，服务合同在通知截止日前提醒。
• 记录属于楼宇。 秘书或司库换人后，会议记录、议案、报价、发票和附则都还在。
• 每栋楼一个固定价格。 每年 $199 起（另加 GST），所有业主和委员都包括在内。
• 不做信托会计。 UnitBuddy 不持有或转移资金，也不做银行对账。导出文件可在 Excel 或 Xero 中打开。

自管委员会要做的事

没有管理人，委员会就以义工身份做管理人的工作。这些工作分为五类，软件应该每一类都能覆盖：

1. 发出和追讨征费。 制定预算、按时发通知、记录收款、跟进欠费。
2. 召开会议。 发出年度大会通知和议程，记录每项议案的结果，保存会议记录。
3. 保持合规。 年度消防安全、保险、资本工程或偿债基金计划，以及所在州的报告期限。
4. 处理维修。 接收故障报告、取得报价、批准工程、保存每个承包商的档案。
5. 保存记录。 业主可以要求查阅，买家的产权律师会要，下一届委员会也需要。

各州规则不同。新州、昆州、维州和西澳指南分别说明了谁做什么。

UnitBuddy 能做什么

一个征费季度的完整流程

收取征费是自管委员会要承担的最重的一项工作，下面说明一个季度怎么走。

司库在 UnitBuddy 里发出本季度的通知。每个单元收到自己的通知，列出单元份额、本期征费、欠费和应付总额。通知归档到该单元，同一期间 UnitBuddy 不会给同一单元发第二份，所以重发也不会重复收费。

业主打开 My Lot，可以看到自己的通知、份额、已缴金额、逾期款项和下次付款日期，也可以下载 PDF 单元报告。业主只看到自己的单元，也没有委员会的操作权限。

钱存入业主法团自己的银行账户，从不经过 UnitBuddy。司库在 Xero、MYOB 或电子表格中对账，和小企业的做法一样。行政基金和资本工程基金余额、按类别和承包商的支出以及欠费都在整个委员会都能看到的同一视图里，年度大会上有人问征费，不必依赖当初做表的那个人。

通知期、逾期利息和追讨步骤各州不同。新州指南列出了新州的规定，付不起征费怎么办从业主角度说明。

邮件自动归档

没有管理人时，楼宇的邮件通常落在秘书的个人邮箱里，一直留在那里。秘书卸任时，报价和承包商往来邮件也跟着走了。

UnitBuddy 上的每栋楼都有自己的邮箱地址。系统读取发到这里的邮件，写出摘要，保留全部附件，提取金额和日期，并创建邮件所描述的记录：报价、发票、报告、投票或维修请求。记录会关联到所属的请求、合规事项或工作，不需要有人手动转录。

把整串邮件转发进来，系统会把其中每一票计入对应议案。不同承包商的报价并排显示。自管委员会大多在会议之间做决定，这项功能让记录在没人专门维护的情况下保持完整。

让业主知情

通知发给需要的单元，附已读回执和确认。委员会可以证明发了什么、谁看过，业主说从没收到停水或特别征费通知时，这一点很重要。

附则登记册保存现行、草拟和审议中的附则，以及修订和变更历史。可以导入现有 PDF、整理条款并添加翻译版本。新业主和租户可以收到欢迎包，其中有 AI 起草的附则摘要，委员会批准后住户才看得到。

秘书或司库换人时

委员会换届是自管楼宇的常态。大家都是义工，有人卖房、搬走或累了。

在 UnitBuddy 里，会议记录、议案、附则、承包商档案、资产历史和事件日志都留在楼宇的工作区。交接包根据楼宇记录为每位新任司库、秘书或主席做简报。新任职务人员登录就能读，不用等人交一个 U 盘。

你也可以把某人设为只读委员。他们能看到进展，但不能更改任何内容，适合想先熟悉工作再担任职务的新业主。

找出楼宇可以省钱的地方

Building Health 会把你的支出和类似楼宇比较（至少有 10 栋楼有数据时），显示每单元支出明显偏高的类别。Start a tender 会为该服务开启维修请求。合同上的 Retender 会按合同范围创建维修请求并开启报价请求。每份报价保留金额，选中报价并不等于批准支出。

UnitBuddy 还会按规模、楼龄、位置和设施，把征费、保险和承包商支出与类似楼宇比较。没有管理人替你做对比，"我们的保险是不是太贵？"也能用数字回答，而不是凭感觉。方法见如何对比分契征费。

开始设置

填写楼宇名称、选择所在州、邀请委员会。准备好之后再向业主开放。然后导入现有资料：财务、附则、会议记录和承包商记录。导入后，文档库对以后接手的人都可以搜索。

UnitBuddy 是适配手机的网页应用，在手机或电脑浏览器里运行，不需要从 App Store 或 Google Play 下载。

如果你们正要离开管理人，可以在协议结束前设置好 UnitBuddy，交接记录到一份就导入一份。交接记录指南列出了各州离任管理人必须交回的记录。

选择记账方式

UnitBuddy 把账目留给专门的工具。自管方案通常走以下几条路之一：

• Xero 或 MYOB，常配一个分契插件。 司库或簿记员记账，UnitBuddy 导出的 CSV 可直接在 Excel 或 Xero 中打开。
• 专门的分契会计平台。 有些自管工具把征费、银行对账和报表捆绑在一起。选购指南列出了哪些平台有。
• 混合方式。 委员会自己记账，年度审计外包。

捆绑会计通常更便宜，但楼宇记录会绑定在一家厂商上。账目分开需要更多设置，但以后两个工具都可以换。不论选哪种，大多数自管方案还会保留一位分契保险经纪，很多还会有可以随时联系的审计师和物业律师。

选任何自管软件都该问的问题

不论考虑的是 UnitBuddy 还是别的软件，决定前先问：

1. 能否随时导出全部数据、不限次数，不收费也不用提工单？
2. 是否覆盖我们州的用语和合规日期，还是默认按新州？
3. 价格是否随单元数增加，按我们的规模明年要付多少？
4. 业主能否只看到自己的征费，看不到别人的？
5. 如果停止付费，我们的记录会怎样？

然后用自己的楼宇测试。导入去年的年度大会资料。挑一个未解决的问题，比如漏水，重建它的历史：谁报告的、谁报的价、批准了什么。回答买家律师会就某个单元问的问题。最后导出全部资料，在不用该软件的情况下打开文件。如果委员会一个小时左右做不完，这个软件就不称职。

费用

不按单元或用户收费，每个方案都包括全部功能。

大多数自管工具按单元按月收费，楼越大账单越高。按你的单元数比较全年总价，再加上无论用哪种工具都要付的记账费用。完整价格见价格页面。

什么情况下 UnitBuddy 不适合

• 你希望银行对账和会计在同一个工具里。 请选择捆绑会计功能的平台。选购指南列出了哪些平台有。
• 你希望业主在软件里投全体大会的票。 UnitBuddy 记录结果，不记录选票。
• 你想要从 App Store 或 Google Play 下载的原生应用。 UnitBuddy 在浏览器里运行。
• 只有两三个单元，在餐桌上就能开会。 一个共享文件夹加一张电子表格可能就够了。

FAQ

自管分契方案可以用 UnitBuddy 吗？

可以。UnitBuddy 有没有分契管理人都能用。自管方案用它发出征费通知、跟踪欠费、记录会议和决定、管理合规日期并保存楼宇文件。记账放在 Xero、电子表格里或交给簿记员。

UnitBuddy 做信托会计吗？

不做。UnitBuddy 不持有或转移资金，也不做银行对账。自管业主法团使用自己的银行账户，UnitBuddy 导出的 CSV 可在 Excel 或 Xero 中打开。

UnitBuddy 覆盖哪些州？

所有州和领地：新州、维州、昆州、西澳、南澳、塔州、首都领地和北领地。用语依照所在州的法律，布里斯班的委员会不必读新州的用语。

自管分契软件要多少钱？

UnitBuddy 按楼宇每年固定收费：最多 6 个单元 $199，最多 20 个 $399，最多 75 个 $999，更多为 $1,999，均另加 GST。其他自管平台大多按单元按月收费。

还有分契管理人时可以先开始用吗？

可以。你可以在管理协议结束前就设置好 UnitBuddy，交接当天记录就已在楼宇手中。交接记录指南列出了要收齐哪些记录。

业主能在 UnitBuddy 里更改内容吗？

不能。业主看到自己的单元、楼宇通知和楼里的动态，但没有委员会的操作权限。委员也可以设为只读。

如果不再使用 UnitBuddy，我们的记录怎么办？

记录归你们。财务、业主、决定、通知和其余记录可以随时导出为 CSV、JSON 或 PDF，不收费、不限次数、不用提工单。

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延伸阅读

把业主法团的档案放在委员会和经理都能打开的同一处。 产品功能、价格，或申请导览.